Organiser un marché de printemps sans rien oublier

Un marché de printemps réunit des exposants, des visiteurs et souvent plusieurs espaces à installer en quelques heures. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au briefing des bénévoles. Prévoyez les autorisations, le plan des stands, les tentes, le paiement et le matériel de service suffisamment tôt. Les dernières vérifications portent notamment sur la météo, les stocks, les besoins alimentaires et les informations transmises aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu du marché
Vérifier les autorisations
Inventorier les stands et les échoppes
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Répartir les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Réserver les stands et les tentes
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
Envoyer le briefing des bénévoles
Vérifier les stocks
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer la caisse et le matériel de paiement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les bols et les plats
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Aider les exposants à monter leur stand
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager les points de restauration et de boissons
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier l’accès et les voies de circulation
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le marché
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables à manger propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier les stocks et la réfrigération
Compter la caisse en cours de route
2 personnes
Vérifier les points d'éclairage et d'alimentation
Dernier tour parmi les stands
2 personnes
Clôturer les ventes à temps
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et nettoyer le lieu
3 personnes
Débrancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 4
Supports pour nappesqté 2
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de service en aluminiumqté 6

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Mégaphones manuels
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Presse-papiersqté 6
Pots à crayonsqté 6
Enrouleurs électriquesqté 4
Mètre rubanqté 2
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Piquets de tenteqté 40
Sangles d'arrimageqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Jardinièresqté 12
Fleurs artificiellesqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Pancartes de tableqté 20
Porte-nomsqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Comptez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et confirmer les principaux fournisseurs.
Demandez aux exposants leurs besoins précis dès l’inscription : alimentation électrique, table, tente, portant ou espace supplémentaire. Envoyez le plan définitif et les consignes au plus tard 7 jours avant le marché.
Ne gardez pas la répartition des bénévoles pour la veille. Prévoyez des équipes distinctes pour l’installation, l’accueil, le service et le rangement, avec un briefing écrit envoyé 48 heures avant.
Pour chaque zone, vérifiez le mobilier et le matériel réellement nécessaires : stands, tentes, tables, chaises, rallonges, multiprises et passe-câbles. Testez les terminaux de paiement et préparez une solution de secours avant l’ouverture.
Consultez les prévisions météo 3 jours avant, puis à nouveau la veille. Confirmez alors les tentes, la signalétique, les stocks, les badges, les étiquettes de prix et les besoins en boissons chaudes ou froides.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de printemps ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu, les fournisseurs et les inscriptions des exposants prennent souvent plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes et de construire le plan des stands.
Quand envoyer le briefing aux bénévoles ?: Envoyez un premier briefing 48 heures avant, avec les horaires, les rôles, les points de rendez-vous et les consignes. Faites aussi un rappel de 10 minutes le matin de l’installation.
Quand vérifier la météo pour un marché de printemps ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière la veille au soir. À ce moment-là, confirmez les tentes, les protections, le plan d’installation et le message à transmettre aux exposants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.