Frühlingsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Frühlingsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur ein paar Verkaufsstände und ein Plakat. Lege zuerst Termin, Programm und Standort fest, kläre Genehmigungen und gewinne anschließend Standbetreiber sowie Helfer. In den letzten zwei Wochen entscheidest du die Einteilung, bestätigst Lieferanten und bereitest Lageplan, Beschilderung und Zahlungen vor. Diese Checkliste führt dich durch 82 Aufgaben und die benötigten 60 Gegenstände – von Marktständen und Zelten bis zu Kassenmaterial und Funkgeräten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Marktstandort reservieren
Genehmigungen prüfen
Stände und Verkaufsstände inventarisieren
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbeplakat verteilen
3 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Anmeldungen bearbeiten
Aussteller einteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligeneinsätze einteilen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Stände und Zelte reservieren
Lageplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Standbetreiber informieren
Freiwilligen-Briefing versenden
Bestand prüfen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Preisschilder erstellen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Kassen- und Zahlungsmaterial bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Schüsseln und Formen bereitstellen
2 Personen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Standbetreiber beim Aufbau helfen
4 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Essens- und Getränkepunkte einrichten
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Zugang und Laufwege kontrollieren
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Markt eröffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Esstische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Bestand und Kühlung kontrollieren
Kasse zwischendurch zählen
2 Personen
Licht- und Stromanschlüsse prüfen
Letzte Runde an den Ständen
2 Personen
Verkauf rechtzeitig beenden
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location fegen und reinigen
3 Personen
Strom und Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
Fundsachen sammeln
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien sauber und trocken lagern
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
StehtischeAnz. 4
TischdeckenständerAnz. 2
TransportwagenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
Aluminium-ServierplattenAnz. 6

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 4
Handmegafone
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
KlemmbretterAnz. 6
StiftehalterAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
MaßbandAnz. 2
AkkuschrauberAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
ZeltpflöckeAnz. 40
SpanngurteAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BlumenkästenAnz. 12
KunstblumenAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
TischschilderAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Marktstände, Partyzelte und zusätzliche Tische frühzeitig und prüfe die Mengen mindestens 14 Tage vor dem Termin. Gerade bei einem Frühlingsmarkt werden Zelte und Mobiliar parallel für andere Veranstaltungen gebraucht.
Plane die Standaufteilung nicht erst am Markttag. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und benötigte Flächen laufend und verschicke den Lageplan spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
Rechne für Aufbau, Einweisung und Abbau getrennte Helferschichten ein. Ein kurzes Briefing mit Treffpunkt, Einsatzzeit und Zuständigkeit sollte spätestens 48 Stunden vor Beginn verschickt werden.
Prüfe Strom- und Zahlungsfragen bei jedem Stand einzeln. Verlängerungskabel, Kabelmatten und mobile Zahlungsterminals gehören vorab auf eine gemeinsame Bestandsliste, damit am Morgen nichts fehlt.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Markt und lege dann die letzte Information an Standbetreiber und Freiwillige fest. Namensschilder, Preis- und Routenschilder sollten zu diesem Zeitpunkt bereits fertig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Frühlingsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Standort und Genehmigungen. Für Standbetreiber, Werbung und Helfer bleiben dann mindestens 4 Wochen Vorlauf.
Was muss man 1 Woche vor einem Frühlingsmarkt erledigen?: Eine Woche vorher sollten Anmeldungen bearbeitet, Aussteller eingeteilt, Lieferanten bestätigt und Helferschichten besetzt sein. Erstelle außerdem den Lageplan und prüfe den Bestand an Mobiliar, Geschirr und Technik.
Wie viele Helfer braucht ein Frühlingsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Organisation sowie je eine Helferin oder einen Helfer für Aufbau, Betreuung und Abbau ein. Bei mehreren Ständen ist eine zusätzliche Reserve von 2 Personen sinnvoll.
Wann sollte der Lageplan für den Frühlingsmarkt verschickt werden?: Verschicke den Lageplan 3 bis 5 Tage vor dem Markt an Standbetreiber und Helfer. Markiere darauf Standnummern, Wege, Zelte, Zahlungsbereiche und wichtige Versorgungsstellen.

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