Checklist voor een leiderschapsconferentie organiseren

Een leiderschapsconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet sprekers, presentaties, aanmeldingen, dieetwensen, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, drukwerk en een technische test. In de laatste 24 uur draait het vooral om zaalopstelling, registratie, catering, gekoelde dranken en een controle van alle presentatiemiddelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma afdrukken
Werkbladen afdrukken
Sprekersbriefing versturen
Catering definitief bestellen
Techniek reserveren
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Podium en spreekplek klaarzetten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Presentatielaptop klaarzetten
Flip-overs klaarzetten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties afspelen
Microfoons beheren
Tijd per sessie bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze opruimen
2 personen
Workshopruimtes ombouwen
4 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Workshopmateriaal aanvullen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet bedienen
5 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Netwerkruimte inrichten
3 personen
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
Netwerkborrel serveren
4 personen
Dranken en hapjes aanvullen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Restanten veilig verpakken
3 personen
Buffet afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Restmateriaal sorteren
2 personen
Deelnemers bedanken
Presentaties beschikbaar stellen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 14
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieclicker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Flip-oversaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-adaptersaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertraysaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Tangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Routebordenaantal 8
Welkomstbanner
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Werkbladenaantal 120
Tafelnummersaantal 14

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de spreektijden vroeg vast en vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op. Zo kun je de presentatielaptop, projector, HDMI-adapters en presentatieclicker samen testen.
Sluit de deelnemersregistratie enkele dagen voor de conferentie af. Verwerk daarna dieetwensen, stuur parkeerinformatie en druk naamkaartjes, de deelnemerslijst, het programma en werkbladen.
Plan techniek niet alleen voor de hoofdzaal. Controleer per ruimte de draadloze microfoons, luidsprekers, flip-overs, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
Richt de registratietafel in vóór de locatie opengaat. Leg naamkaartjes en de deelnemerslijst klaar en controleer tegelijk of stoelen, congrestafels, spreektafel en kapstokken logisch staan.
Bestel de catering pas definitief nadat het aantal aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet dranken op tijd koel en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen, kopjes, borden en bestek vóór de eerste pauze.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een leiderschapsconferentie beginnen organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig sprekers vroeg en plan de technische test uiterlijk één week voor de conferentie.
Wanneer moet ik de catering voor een leiderschapsconferentie definitief bestellen?: Bestel de catering nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal enkele dagen voor het evenement. Houd het definitieve aantal deelnemers en eventuele wijzigingen bij de hand voor de leverancier.
Hoe ver van tevoren moet ik presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op. Test alle bestanden daarna op de presentatielaptop met de projector, het projectiescherm en de beschikbare HDMI-adapters.
Wat moet ik op de ochtend van een leiderschapsconferentie controleren?: Open de locatie ruim vóór de ontvangst en controleer elke ruimte, de zaalopstelling, registratie, catering en techniek. Reserveer minstens 60 minuten voor stoelen en tafels, microfoons, presentaties en gekoelde dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.