Checklist pour organiser une conférence sur le leadership

Une conférence sur le leadership demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi le suivi des présentations, des besoins alimentaires et du stationnement. Les dernières heures servent surtout à tester le matériel, installer la salle et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer le programme
Imprimer les feuilles de travail
Envoyer le briefing des intervenants
Commander définitivement le catering
Réserver la technique
Tester les présentations
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la scène et l’espace de prise de parole
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Préparer l’ordinateur portable de présentation
Préparer les paperboards
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Diffuser les présentations
Gérer les micros
Veiller au temps par session
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Ranger la pause café
2 personnes
Aménager les salles d’atelier
4 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Aménager l’espace réseau
3 personnes
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Ravitailler les boissons et les en-cas
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Remercier les participants
Mettre les présentations à disposition
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Télécommande de présentation
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Chevaletsqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Adaptateurs HDMIqté 3
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pincesqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux de directionqté 8
Bannière de bienvenue
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Brochures du programmeqté 120
Feuilles de travailqté 120
Numéros de tableqté 14

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et le lieu, puis confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations. Sans ces trois éléments, les inscriptions risquent de changer plusieurs fois.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 7 jours avant la conférence. Testez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur, le projecteur et l’écran utilisés sur place.
Clôturez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer définitivement le catering. Gardez la liste des participants et les badges nominatifs prêts à l’accueil.
Envoyez les informations de parking et les confirmations d’inscription quelques jours avant l’événement. Imprimez aussi le programme et les feuilles de travail en fonction du nombre final de participants.
Réservez la technique suffisamment tôt pour vérifier les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les adaptateurs HDMI. Le jour même, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises et la table d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une conférence sur le leadership ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et régler la technique et le catering.
Quand faut-il demander les présentations des intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant la conférence. Faites un test complet 2 à 3 jours avant, puis conservez les fichiers sur l’ordinateur de présentation et une copie de secours.
Quand confirmer définitivement le catering ?: Confirmez-le après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Le nombre final doit couvrir les repas, les boissons et le service prévu.
À quelle heure ouvrir la salle le jour de la conférence ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’accueil des participants. Comptez ce temps pour vérifier les espaces, installer les chaises et les tables, préparer la table d’inscription, refroidir les boissons et tester le son et les présentations.

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