LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Führungskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Führungskonferenz steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten und einem belastbaren Zeitplan. Plane zuerst Datum, Programm, Location und Referenten, danach Anmeldung, Technik, Catering und Drucksachen. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Präsentationen funktionieren, Ernährungswünsche berücksichtigt sind und der Empfang reibungslos läuft. Diese Checkliste bündelt 78 Aufgaben und 54 benötigte Dinge – vom Projektor bis zum Registrierungstisch – in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen anfordern

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Anmeldebestätigungen versenden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Programm drucken

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Sprecherbriefing versenden

  • Catering verbindlich bestellen

  • Technik reservieren

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Bühne und Rednerplatz vorbereiten

    3 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Licht und Strom kontrollieren

    2 Personen

  • Präsentationslaptop bereitstellen

  • Flipcharts aufstellen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    4 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen abspielen

  • Mikrofone verwalten

  • Zeit pro Sitzung überwachen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeepause aufräumen

    2 Personen

  • Workshopräume umbauen

    4 Personen

  • Arbeitsblätter verteilen

    2 Personen

  • Workshopmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet bedienen

    5 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Netzwerkraum einrichten

    3 Personen

  • Abschlusspräsentation halten

    2 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restmaterial sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Präsentationen bereitstellen

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • KongresstischeAnz. 14
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • Präsentationsklicker
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FlipchartsAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • ZangenAnz. 8

Dekoration

  • TischläuferAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • WegweiserAnz. 8
  • Willkommensbanner
  • StifteAnz. 130
  • NotizblöckeAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • ArbeitsblätterAnz. 120
  • TischnummernAnz. 14

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und teste jede Datei anschließend auf dem Präsentationslaptop. Prüfe dabei auch HDMI-Adapter, Klicker, Mikrofone und Ersatzbatterien.
  • Schließe die Catering-Bestellung 3 bis 5 Tage vorher verbindlich ab. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern übergib die Liste am Veranstaltungstag direkt an das Catering.
  • Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und Arbeitsblätter spätestens am Vortag. Plane 5 bis 10 zusätzliche Namensschilder ein, falls sich Namen ändern oder jemand unangemeldet erscheint.
  • Kläre Parkinformationen und Anmeldebestätigungen frühzeitig, idealerweise 7 Tage vor dem Termin. Am Empfang brauchst du die Teilnehmerliste, Namensschilder und einen sichtbar eingerichteten Registrierungstisch.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Technik, stelle danach Stühle und Tische auf und kühle Getränke rechtzeitig, damit der Einlass nicht mit dem Aufbau kollidiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Führungskonferenz planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für die letzten 7 Tage bleiben dann Bestätigungen, Präsentationstest, Drucksachen und die organisatorischen Details.
Wann sollte ich die Referenten für eine Führungskonferenz bestätigen?
Bestätige die Referenten idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schicke das Sprecherbriefing spätestens 7 Tage vorher und fordere die finalen Präsentationen ebenfalls bis dahin an.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Führungskonferenz?
Plane mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Bestuhlung, Tische, Registrierung und Technik ein. Bei mehreren Räumen oder umfangreicher Präsentationstechnik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann muss das Catering für eine Führungskonferenz bestellt werden?
Bestelle das Catering 3 bis 5 Tage vor der Konferenz verbindlich. Übermittle dabei die erwartete Teilnehmerzahl und alle erfassten Ernährungswünsche, damit Änderungen nicht erst beim Aufbau auffallen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!