Checklist voor een goed georganiseerde ledendag

Een ledendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een programma. Je regelt achter elkaar de ledenlijst, aanmeldingen, locatie, catering, materialen en de praktische opbouw. Begin met het aantal deelnemers en werk daarna terug vanaf de dag zelf. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen, servies, naamkaartjes en eten nodig zijn. Deze checklist helpt je om deadlines niet te missen en voorkomt dat je op de ochtend zelf nog ontbrekende spullen of dieetwensen moet oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ledenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie en zaal reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Programma uitschrijven
Netwerkactiviteiten voorbereiden
2 personen
Leveranciers en locatie bevestigen
Definitieve deelnemerslijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
Aanmeldformulieren printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Herbruikbare materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Buffet en drankenpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
Netwerktafels begeleiden
3 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Diner uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Stoelenaantal 55
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 30
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratieaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks‌messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra de locatie en het programma in hoofdlijnen vaststaan. Geef deelnemers minimaal 3 weken om zich aan te melden en vraag direct naar dieetwensen.
Maak 7 dagen voor de ledendag een voorlopige deelnemerslijst. Controleer daarna het aantal tafels, stoelen, naamkaartjes, borden, glazen en porties eten.
Bevestig leveranciers en locatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag daarbij na hoe laat je de zaal kunt openen en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels aanwezig zijn.
Werk het programma uit met vaste tijden voor ontvangst, netwerkactiviteiten, eten en afsluiting. Print het programma, de bewegwijzering en de aanmeldformulieren minstens 1 dag van tevoren.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de registratietafel, het buffet en het drankenpunt in en houd koude gerechten gekoeld tot vlak voor het eten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ledendag organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met de ledenlijst, locatie en uitnodiging. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, definitieve aantallen en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een ledendag versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de ledendag. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen vooraf, zodat je naamkaartjes, catering en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ledendag?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Controleer bij aankomst eerst de zaal, zet daarna meubilair en registratie klaar en richt als laatste buffet, drankenpunt en tafels in.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een ledendag?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal groenten, fruit en andere verse producten zo laat mogelijk. Zet dranken enkele uren voor ontvangst koud en bereid koude gerechten op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.