Journée des membres : la checklist d’organisation

Une journée des membres réussie repose surtout sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commence par établir la liste des adhérents et recueillir les inscriptions, puis réserve la salle, organise les tables et prépare le programme. Les derniers jours servent à confirmer les participants, imprimer les badges et vérifier le matériel. Le jour même, prévois l’ouverture du lieu, l’installation du buffet et un point boissons prêt avant l’arrivée des premiers membres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des membres
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Réserver des tables et des chaises
Rédiger le programme
Préparer les activités de networking
2 personnes
Confirmer les fournisseurs et le lieu
Établir la liste définitive des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
Imprimer les formulaires d'inscription
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel réutilisable
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
Préparer des plats froids
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer les différents temps du programme
2 personnes
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 55
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 30
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Décoration

Ballonsqté 50
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 60
Décoration de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la rencontre. Tu auras ainsi le temps de finaliser la liste des participants et de tenir compte des besoins alimentaires.
Confirme la salle et les fournisseurs 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie aussi l’accès, les tables, les chaises et les prises électriques nécessaires aux machines à café ou aux bouilloires.
Prépare les badges nominatifs dès que la liste définitive est arrêtée, idéalement 2 jours avant. Trie-les par ordre alphabétique ou par table pour éviter une recherche au moment de l’accueil.
Fais les courses la veille pour pouvoir mettre les boissons au frais et préparer les fruits, les légumes et les plats froids sans précipitation. Prévois un espace séparé pour le buffet, les boissons et les déchets.
Arrive environ 2 heures avant l’ouverture des portes. Ce délai permet d’ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dresser les tables, puis tester l’équipement avant l’accueil des membres.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des membres ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une échéance d’inscription 7 jours avant afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et les badges.
Quand réserver la salle pour une journée des membres ?: Réserve la salle dès que la date est choisie, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Confirme les conditions d’accès, le mobilier disponible et les équipements au plus tard 3 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévois 1 h 30 à 2 heures avant l’arrivée des membres. Il faut installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, dresser les tables, mettre en place le buffet et vérifier le matériel.
Quand préparer les badges et le programme ?: Prépare les badges et imprime le programme 1 à 2 jours avant l’événement, après avoir établi la liste définitive des participants. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.