Checklist para organizar una jornada de miembros
Una jornada de miembros reúne inscripciones, programa, networking y comida en un mismo día. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde elaborar la lista de miembros hasta abrir la sala y montar el buffet. Reserva con antelación el espacio, las mesas y las sillas, y cierra las preferencias dietéticas antes de comprar. En la última semana, concentra tu atención en participantes, señalización, equipos y materiales reutilizables.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de miembros
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la sede y la sala
Reservar mesas y sillas
Redactar el programa
Preparar las actividades de networking
2 personas
Confirmar proveedores y recinto
Crear la lista final de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
Imprimir los formularios de inscripción
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Recoger materiales reutilizables
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar frutas y verduras
3 personas
Preparar platos fríos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Poner la mesa
3 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar las partes del programa
2 personas
Coordinar las mesas de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Servir la cena
4 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de registro
- Sillascant. 55
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazones para sopacant. 30
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharascant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
Decoración
- Globoscant. 50
- Bomba de globoscant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Decoración de mesacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobascant. 2
- Recogedores de polvocant. 2
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del encuentro. Así puedes preparar la lista final de participantes, las tarjetas de nombre y las cantidades de comida sin trabajar con estimaciones abiertas.
- Confirma la sede, la sala y los proveedores entre 5 y 7 días antes. Comprueba también qué mesas, sillas, percheros, manteles y equipos ya están disponibles para no duplicar compras.
- Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Separa esa información de la lista general y revisa que el buffet tenga platos fríos, frutas, verduras y bebidas adecuadas para todos.
- Prepara el material impreso el día anterior: programa, señalización, formularios de inscripción y tarjetas de nombre. Clasifica las tarjetas por orden alfabético o por mesa para reducir las colas en el registro.
- Abre y revisa el lugar con tiempo suficiente para el montaje. Reserva al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, preparar la mesa de registro, montar el buffet y comprobar cables, cafeteras, teteras y neveras portátiles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de miembros?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para elaborar la lista de miembros, enviar invitaciones y reservar la sede. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de miembros?
- Ciérralas aproximadamente 7 días antes del evento. Ese plazo permite crear la lista final, preparar las tarjetas de nombre, imprimir el programa y calcular la compra.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Calcula al menos 90 minutos antes de la llegada de los miembros. Incluye la colocación de mesas y sillas, la mesa de registro, el buffet, el punto de bebidas y la comprobación del equipo.
- ¿Qué debo comprobar el día anterior?
- Revisa la lista de participantes, las tarjetas de nombre, el programa, la señalización, los formularios y las preferencias dietéticas. Comprueba también el equipo y deja las bebidas enfriándose cuando sea posible.
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