Latinavond organiseren: checklist van voorbereiding tot dansvloer

Een Latinavond staat of valt met de combinatie van muziek, ruimte en timing. Plan eerst datum, locatie, muziekprogramma en dansworkshop; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je dieetwensen, dranklevering, geluidsapparatuur en de dansvloerindeling. Op de dag zelf werk je van locatie openen en techniek testen naar tafels, hapjes, drank en ontvangst. De checklist hieronder bevat 61 taken en 53 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansworkshop plannen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Dansdocent bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dranklevering reserveren
Extra tafels en stoelen reserveren
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Playlist offline opslaan
Dansvloerindeling tekenen
Noodcontacten verzamelen
Bezoekerslijst controleren
Informatiebericht versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salsa en guacamole bereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Microfoon testen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Inchecktafel inrichten
Toiletten controleren
Crewbriefing houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Achtergrondmuziek starten
Dansworkshop begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziekprogramma bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
Lichtniveau aanpassen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Buffet afruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel veilig opslaan
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 8
Inchecktafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Cocktailglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 10

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Laptop
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Discolamp

Decoratie

Papieren waaiersaantal 12
Vlaggenlijnaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonpomp
Fotowanddoek
Fotowandstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dansworkshop vóór je de indeling vastlegt. Reserveer ruimte voor de docent en houd een vrije dansvloer over; tafels, buffettafels en stoelen mogen de looproute niet blokkeren.
Test geluidsapparatuur uiterlijk één dag van tevoren met de laptop, het mengpaneel, de draadloze speakers en microfoon. Sla de playlist offline op en leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels klaar.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen openen en herbereken de catering enkele dagen voor het feest. Bereid salsa en guacamole vooraf, maar vul koelboxen pas vlak voor vertrek zodat gekoelde producten koud blijven.
Stuur het informatiebericht niet pas op de feestavond. Deel uiterlijk 24 uur vooraf de aanvangstijd, locatiegegevens en praktische informatie; controleer daarna de bezoekerslijst aan de inchecktafel.
Maak op de dag zelf een vaste opbouwvolgorde: locatie openen, techniek testen, tafels en stoelen plaatsen, verlichting ophangen en daarna hapjes en dranken klaarzetten. Zo blijft de dansvloer vrij terwijl je nog aan het inrichten bent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Latinavond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, dansdocent, muziekprogramma en uitnodigingen. Plan de laatste controle van bezoekerslijst, dieetwensen en dranklevering in de laatste 7 dagen.
Hoeveel ruimte heb ik nodig voor een Latinavond?: Reserveer naast de tafels en stoelen een duidelijk vrij dansvlak voor de workshop en het vrije dansen. Teken de dansvloerindeling uiterlijk 1 week vooraf, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te schuiven.
Wanneer test ik de muziek en geluidsapparatuur voor een Latinavond?: Test laptop, mengpaneel, draadloze speakers en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie. Controleer op de dag zelf nog één keer het geluid en neem een offline opgeslagen playlist mee.
Wanneer bereid ik hapjes en drank voor een Latinavond?: Was en snijd groenten en bereid salsa en guacamole vooraf, bij voorkeur op de dag zelf met voldoende tijd voor koeling. Vul koelboxen vlak voor vertrek en zet dranken pas klaar nadat tafels en buffet zijn opgesteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.