Checklist pour organiser une soirée latine
Une soirée latine réussie se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, construire le programme musical, organiser l’atelier de danse, puis gérer les inscriptions et le catering. Prévoyez aussi les détails qui arrivent souvent trop tard, comme les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les tests du matériel sonore. La checklist Lizzt rassemble les 61 tâches et 53 fournitures nécessaires, de la première confirmation au rangement de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Établir le programme musical
2 personnes
Planifier l'atelier de danse
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Confirmer l’intervenant de danse
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la livraison des boissons
Réserver des tables et des chaises supplémentaires
Tester le matériel sonore
2 personnes
Enregistrer la playlist hors ligne
Dessiner l’agencement de la piste de danse
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier la liste des participants
Envoyer un message d’information
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer la salsa et le guacamole
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Tester le microphone
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
Vérifier les toilettes
Tenir le briefing de l’équipe
4 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Lancer la musique d’ambiance
Animer l'atelier de danse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Gérer le programme musical
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Dégager la piste de danse
Ajuster l’intensité lumineuse
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes
Couper la musique
Suivi
Désinstaller le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tabourets de barqté 6
- Sets de nappesqté 8
- Table d’enregistrement
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 60
- Verres à cocktailqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 10
Équipement
- Enceintes sans filqté 2
- Table de mixage
- Micro sans fil
- Ordinateur portable
- Pieds d'enceinteqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Câbles de rechargeqté 4
- Glacièresqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Projecteurs LEDqté 4
- Boule disco
Décoration
- Éventails en papierqté 12
- Guirlande de fanionsqté 4
- Décorations de tableqté 8
- Ballonsqté 80
- Pompe à ballons
- Bannière pour photowall
- Supports de fond photoqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Saladiersqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 12
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 2
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations. Gardez une date limite claire pour connaître le nombre de participants et calculer les quantités de catering.
- Bloquez le programme musical et l’atelier de danse plusieurs semaines à l’avance. Confirmez l’intervenant, téléchargez la playlist hors ligne et prévoyez un test du son avant le jour de la soirée.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que quelques jours avant. Vérifiez ensuite la liste des participants et envoyez un message d’information avec les horaires, l’accès et les consignes utiles.
- Réservez les tables, les chaises et le matériel de sonorisation avant les derniers achats. Dessinez l’emplacement de la piste de danse pour éviter que le buffet, les tables ou les enceintes ne réduisent l’espace disponible.
- Le jour même, récupérez les boissons, préparez les encas, la salsa et le guacamole, puis remplissez les glacières avant l’ouverture du lieu. Installez d’abord les tables et les chaises, puis les enceintes, les lumières et la table d’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée latine ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, l’intervenant de danse, le matériel et les boissons. Commencez plus tôt si la salle ou l’atelier dépend de disponibilités précises.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée latine ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec un lien d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant la soirée afin d’ajuster le catering, les places et les boissons.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée latine ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve pour les personnes qui restent plus longtemps et prévoyez plusieurs options sans alcool.
- Quand tester la sonorisation et préparer la playlist ?
- Testez les enceintes, la table de mixage, le micro et les câbles au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Enregistrez la playlist hors ligne la veille pour éviter une coupure de réseau pendant la soirée.
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