LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Lateinabend organisieren: die Checkliste für Planung und Aufbau

Ein Lateinabend braucht mehr als Musik und eine freie Tanzfläche. Du musst Tanzprogramm, Workshop, Anmeldungen, Catering, Getränke und Technik so aufeinander abstimmen, dass der Abend ohne lange Pausen läuft. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumzusage bis zum Aufbau vor Ort. Besonders leicht vergessen werden Offline-Musik, zusätzliche Sitzplätze, gekühlte Getränke und ein klarer Plan für Check-in und Tanzfläche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Tanzworkshop planen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Tanzlehrer bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Getränkelieferung reservieren

  • Zusätzliche Tische und Stühle reservieren

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Playlist offline speichern

  • Tanzflächenaufteilung zeichnen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Besucherliste prüfen

  • Informationsnachricht versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke abholen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    2 Personen

  • Salsa und Guacamole zubereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Toiletten kontrollieren

  • Crew-Briefing abhalten

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Hintergrundmusik starten

  • Tanzworkshop betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Musikprogramm bedienen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tanzfläche freihalten

  • Lichtniveau anpassen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Musik ausschalten

Nachbereitung

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen sicher lagern

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckensetsAnz. 8
  • Check-in-Tisch

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 60
  • CocktailgläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 10

Ausstattung

  • Kabellose LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Kabelloses Mikrofon
  • Laptop
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4
  • Discolampe

Dekoration

  • PapierfächerAnz. 12
  • WimpelketteAnz. 4
  • TischdekorationenAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • Ballonpumpe
  • Fotowand-Stoff
  • FotowandständerAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Musikprogramm spätestens 14 Tage vorher fest und speichere die Playlist zusätzlich offline. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Laptop mindestens 3 Tage vor dem Lateinabend gemeinsam.
  • Plane den Tanzworkshop mit festen Start- und Endzeiten und bestätige die Tanzlehrkraft spätestens 2 Wochen vorher. So bleibt genügend Zeit, die Tanzfläche und die Sitzplätze passend einzuzeichnen.
  • Öffne die Anmeldungen früh genug, um Ernährungswünsche und die Besucherliste spätestens 7 Tage vorher zu prüfen. Rechne Cateringmengen erst danach endgültig aus, damit Snacks, Salsa und Guacamole nicht unnötig knapp werden.
  • Reserviere Getränkelieferung sowie zusätzliche Tische und Stühle mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Am Veranstaltungstag sollten Kühlboxen gefüllt und Getränke vor dem Einlass vollständig abgeholt oder geliefert sein.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Stelle zuerst Tische, Buffet, Check-in und Tanzfläche auf, danach Beleuchtung und Technik; teste die Tonanlage, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Lateinabend organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Musikprogramm und Tanzworkshop. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Abend verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Lateinabend?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Check-in, Tanzfläche, Beleuchtung und Tonanlage ein. Bei einer neuen Location sind 3 Stunden realistischer, besonders wenn zusätzliche Möbel geliefert werden.
Wann sollte man Getränke und Catering für einen Lateinabend planen?
Erfasse Ernährungswünsche bis 7 Tage vorher und bestelle oder reserviere Getränke etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Kühlboxen, Getränke, Snacks, Gemüse sowie Salsa und Guacamole gehören am Veranstaltungstag frühzeitig in die Vorbereitung.
Was darf man bei einem Lateinabend nicht vergessen?
Häufig fehlen eine offline gespeicherte Playlist, Verlängerungs- und Ladekabel, ein kabelloses Mikrofon oder genügend Wassergläser. Prüfe Technik, Besucherliste und Notfallkontakte spätestens 3 Tage vorher und lege alles am Aufbautag gemeinsam bereit.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!