Lasergamefeest organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting
Een lasergamefeest vraagt meer voorbereiding dan alleen lasergame-sets reserveren. Je regelt ook de locatie, rondes, teams, veiligheidsregels, catering en een duidelijke ontvangst. Begin enkele weken vooraf met de reserveringen en verzamel dieetwensen en contactgegevens meteen met de aanmeldingen. Op de dag zelf draait alles om testen, klaarzetten en een strak tijdschema, zodat deelnemers snel kunnen starten en er na het spelen genoeg tijd overblijft voor taart en drinken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Lasergameapparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Contactgegevens controleren
Programma en rondes plannen
2 personen
Teams indelen
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
Veiligheidsregels uitwerken
Lasergameapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Lasergameveld inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Jassen en tassen opbergen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Lasergameteams uitrusten
2 personen
Eerste lasergameronde begeleiden
2 personen
Tweede lasergameronde begeleiden
2 personen
Derde lasergameronde begeleiden
2 personen
Scores bijhouden
Dranken en hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Prijsuitreiking houden
Groepsfoto maken
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Lasergameapparatuur verzamelen
3 personen
Apparatuur controleren en opladen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Kledingrek
- Opbergkrattenaantal 4
Sportmateriaal
- Lasergame-setsaantal 20
- Teamhesjesaantal 20
- Obstakelsaantal 12
- Pionnenaantal 12
- Stopwatchesaantal 2
- Fluitjesaantal 2
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Opladersaantal 4
- Powerbanksaantal 2
- Tablet
- Printer
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 30
- Feestslingeraantal 3
- Tafelkledenaantal 6
- Welkomstbord
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 6
- Serveertangenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Koelboxenaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blik
- Schoonmaakdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en lasergameapparatuur bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer meteen hoeveel spelers per ronde kunnen meedoen en hoeveel rondes in het programma passen.
- Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Bevestig daarna de deelnemerslijst, controleer contactgegevens en deel de teams in voordat je scorekaarten print.
- Plan minimaal 20 minuten vóór de eerste ronde voor ontvangst, aanwezigheidsregistratie en uitleg van de veiligheidsregels. Test alle lasergame-sets, opladers en eventuele verlichting voordat deelnemers binnenkomen.
- Leg teamhesjes, pionnen, obstakels, fluitjes en stopwatches per onderdeel klaar. Houd reservebatterijen, powerbanks en opbergkratten op één vaste plek, zodat een lege set of zoekgeraakt materiaal de ronde niet vertraagt.
- Zet drankjes minstens 2 uur vooraf koud en richt de cateringtafel pas in nadat het lasergameveld klaar is. Haal de taart op volgens de afgesproken tijd en houd bekers, borden, bestek en serveertangen apart van het speelgebied.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lasergamefeest organiseren?
- Reserveer de locatie en lasergameapparatuur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het feest, zodat je de teams en rondes op tijd kunt plannen.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een lasergamefeest?
- Plan minimaal 2,5 tot 3 uur: ongeveer 20 minuten ontvangst en uitleg, meerdere speelrondes met wisseltijd en daarna tijd voor taart en drinken. Houd daarnaast 45 tot 60 minuten vooraf vrij voor opbouw en testen.
- Wanneer moet ik de teams voor lasergame indelen?
- Deel de teams 5 tot 7 dagen vooraf in, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Zo kun je rekening houden met het definitieve aantal deelnemers en de teamhesjes en scorekaarten voorbereiden.
- Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een lasergamefeest?
- Controleer minstens 30 minuten voor de start de locatie, het lasergameveld, alle sets, opladers, verlichting, muziek en veiligheidsregels. Zet ook de aanwezigheidslijst, scorekaarten en contactgegevens klaar bij de ontvangst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!