Checklist voor een lasergamecompetitie organiseren

Een lasergamecompetitie vraagt meer voorbereiding dan alleen laserguns en teams regelen. Je moet aanmeldingen verwerken, teams en wedstrijden indelen, het terrein veilig inrichten en deelnemers op tijd informeren. Controleer vooraf of alle vesten, geweren, batterijen en scorematerialen compleet zijn. Op de dag zelf werk je het best van registratie naar terreincontrole, briefing en wedstrijden. Met deze checklist houd je de 78 taken en 63 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling publiceren
Reservering controleren
Spelregels vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaal inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes inkopen
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
Deelnemersmails versturen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Veilige looproutes markeren
2 personen
Lasergameveld opbouwen
4 personen
Obstakels plaatsen
3 personen
Start- en eindzones markeren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Scorebord klaarzetten
2 personen
Laserguns testen
3 personen
Batterijen controleren
2 personen
EHBO-set klaarleggen
Muziek en omroep testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangstteam innemen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Teamstickers uitdelen
2 personen
Kleding en spullen controleren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Teams naar startzones begeleiden
4 personen
Ronde één begeleiden
4 personen
Scores van ronde één noteren
2 personen
Laserguns controleren
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ronde twee begeleiden
4 personen
Scores van ronde twee noteren
2 personen
Teamuitslagen bekendmaken
2 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Buffet en dranken bijvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Finalescores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Laserguns uitschakelen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Obstakels afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materiaal controleren
2 personen
Batterijen opladen
Koelboxen legen
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 12
Statafelsaantal 4
Tafelkleeddenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Lasergunsaantal 40
Lasergamevestenaantal 40
Reservevestenaantal 4
Opblaasbare obstakelsaantal 12
Pionnenaantal 24
Lintenaantal 8
Teamarmbandenaantal 40
Fluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scoreformulierenaantal 30
Pennenaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 12
Stevige opbergkrattenaantal 8

Apparatuur

Oplaadstationsaantal 6
Reservebatterijenaantal 80
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Megafonenaantal 2
Laptop
Printer
Oplaadbare zaklampenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4
Lichtgevende armbandenaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 60
Pionbordjesaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdesinfectieaantal 4
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf definitief. Verzamel tegelijk dieetwensen, bevestig de aanmeldingen en deel teams en wedstrijdschema daarna zo snel mogelijk.
Leg de spelregels vóór de wedstrijddag vast: speelduur, wisselmomenten, puntentelling en wat er gebeurt bij een gelijke stand. Zo voorkom je discussie tussen wedstrijden door.
Controleer 24 uur vooraf de laserguns, vesten, reservevesten, oplaadstations en reservebatterijen. Test ook scoreborden, scoreformulieren, stopwatches en de communicatieapparatuur.
Open de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste deelnemer. Inspecteer het terrein, markeer veilige looproutes en zet obstakels, startzones, eindzones en de registratietafel klaar.
Koel de dranken enkele uren vooraf en leg hapjes, prijzen en medailles op vaste plekken klaar. Houd voor elk team een korte briefing en plan na de laatste wedstrijd tijd voor de prijsuitreiking.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lasergamecompetitie organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en reservering. Leg uiterlijk 1 week voor de competitie de teams, spelregels en het wedstrijdschema vast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een lasergameveld op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor obstakels, pionnen, linten en de start- en eindzones. Plan daarnaast 30 minuten voor de terreininspectie, materiaalcontrole en registratieopstelling.
Wanneer moet ik de teamindeling en het wedstrijdschema versturen?: Stuur beide uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf naar de deelnemers. Zo kunnen zij hun team herkennen en weet iedereen hoe laat de registratie en eerste wedstrijd beginnen.
Hoeveel reserve-lasergamevesten en batterijen heb ik nodig?: Houd bij voorkeur minimaal 1 reservevest per 10 deelnemers achter de hand. Zorg daarnaast voor genoeg reservebatterijen om een volledige wedstrijdronde te kunnen vervangen zonder opladen af te wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.