Lantaarnfestival organiseren: checklist en planning

Een lantaarnfestival vraagt om meer voorbereiding dan alleen lantaarns ophangen. Je regelt eerst datum, programma, terreinindeling en eventuele vergunningen, daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en leveranciers. In de laatste week controleer je verlichting, weersbescherming, routeborden en materialen. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw: tenten, tafels, stoelen, buffet en verlichting staan klaar voordat bezoekers arriveren. Deze checklist zet de 68 taken in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers en reserveringen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Lantaarns en verlichting bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Muziek en afspeellijst voorbereiden
Weersverwachting controleren
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Vrijwilligersinstructies uitdelen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Lantaarns controleren
3 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Lantaarnuitgiftepunt inrichten
2 personen
Creatieve knutseltafels klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Lantaarns uitdelen
3 personen
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek afspelen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Lichtpunten controleren
2 personen
Optocht instrueren
3 personen
Lantaarnoptocht begeleiden
8 personen
Fotopunt bemannen
Avondeten uitserveren
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Lantaarns innemen
3 personen
Muziek en stroom uitschakelen
2 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 130
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

LED-lantaarnsaantal 120
Papieren lantaarnsaantal 80
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Lantaarnstokkenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Fotowand
Decoratieve mandenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 18
LED-schijnwerpersaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 40
Batterijladersaantal 8
Mobiele ladersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Aluminium schalenaantal 20
Snijplankmattenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Werkhandschoenenaantal 12

Activiteiten

Knutseltafelsaantal 4
Knutselstoelenaantal 24
Kinderschortenaantal 30
Scharenaantal 30
Lijmpistolenaantal 6
Knutselbakkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Krijtstiftenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en meldingen minimaal 6 tot 8 weken vóór het festival. Controleer ook of het terrein geschikt is voor tenten, kabels en bezoekersstromen.
Verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Zet daarin de route, parkeermogelijkheden, starttijd, weersadvies en wat bezoekers over de lantaarns moeten weten.
Tel servies en zitplaatsen op basis van het aantal aanmeldingen en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Denk naast borden en bekers ook aan opscheplepels, serveerschalen en schenkkanen.
Test LED-lantaarns, lichtsnoeren, schijnwerpers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor. Leg kabels op routes af met kabelmatten, zodat niemand erover struikelt.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst terrein afzetten en tenten plaatsen, daarna tafels en stoelen, vervolgens buffet en decoratie. Laat lantaarns en verlichting pas als laatste aansluiten en controleer ze opnieuw vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lantaarnfestival organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Plan de definitieve leveranciersbevestiging en het verzamelen van dieetwensen in de laatste 2 weken.
Hoeveel lantaarns heb ik nodig voor een lantaarnfestival?: Gebruik per tafel, entree en looproute een vooraf bepaalde lichtbron en tel daarna ongeveer 10 procent reserve. Controleer vooral of donkere hoeken en kruisingen van kabels extra LED-lantaarns of schijnwerpers nodig hebben.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een lantaarnfestival versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het festival. Zo houd je tijd over om catering, stoelen, servies en dieetwensen bij te werken.
Wat moet ik de dag voor een lantaarnfestival controleren?: Controleer de weersverwachting, lantaarns, kabels, geluidsapparatuur, tentmaterialen en routeborden. Koel dranken, bereid houdbare hapjes voor en leg vrijwilligersinstructies en materialen klaar voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.