Checklist para organizar un festival de farolillos
Un festival de farolillos necesita más coordinación de la que parece: hay que cuadrar el programa, preparar el terreno y asegurar la iluminación antes de recibir a los visitantes. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que suelen hacerse, desde los permisos y las reservas hasta el cierre del recinto. También contempla lo que suele fallar a última hora: las preferencias dietéticas, los cables, las bebidas sin enfriar y un plan concreto si cambia el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Confirmar proveedores y reservas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Encargar faroles e iluminación
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Preparar la música y la lista de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Repartir las instrucciones para voluntarios
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar los faroles
3 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Evento
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Montar el punto de entrega de linternas
2 personas
Preparar las mesas creativas de manualidades
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Asegurar la electricidad y los cables
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir farolillos
3 personas
Coordinar la actividad de manualidades
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Poner música
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar puntos de luz
2 personas
Instruir al desfile
3 personas
Guiar el desfile de farolillos
8 personas
Atender el punto fotográfico
Servir la cena
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Retirar los farolillos
3 personas
Apagar la música y la electricidad
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Archivar datos de inscripción
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 110
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 130
- Cuencos reutilizablescant. 130
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Cubiertoscant. 130
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 8
Decoración
- Faroles LEDcant. 120
- Faroles de papelcant. 80
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 16
- Bastones de linternacant. 20
- Pizarrascant. 8
- Photowall
- Cestas decorativascant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 18
- Focos LEDcant. 6
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Reproductor de música
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Baterías recargablescant. 40
- Cargadores de bateríascant. 8
- Cargadores portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Pinzas de servircant. 10
- Bandejas de aluminiocant. 20
- Alfombrillas para tabla de cortarcant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Linternascant. 8
- Chalecos reflectantescant. 12
- Vallas de separacióncant. 12
- Conoscant. 20
- Bridascant. 200
- Guantes de trabajocant. 12
Actividades
- Mesas de manualidadescant. 4
- Sillas para manualidadescant. 24
- Delantales infantilescant. 30
- Tijerascant. 30
- Pistolas de pegamentocant. 6
- Cajas para manualidadescant. 12
- Papeleracant. 12
- Rotuladores de tizacant. 20
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 30
- Cubetas para lavarcant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la distribución del terreno antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, accesos, aparcamiento y zonas de comida sin corregir la información después.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación. Reserva un margen adicional para bebidas, hielo y vajilla reutilizable.
- Revisa los farolillos y las guirnaldas LED antes del montaje, no el mismo día. Comprueba también que haya suficientes cables alargadores, regletas y alfombrillas para que nadie tropiece.
- Envía a los voluntarios sus instrucciones antes del evento e incluye turnos, puntos de encuentro y quién se ocupa del cierre. Una reunión de 15 minutos al llegar evita dudas durante el montaje.
- Consulta el pronóstico 48 horas antes y prepara entonces las carpas y la protección contra la lluvia. Deja señalizadas las rutas alternativas y el aparcamiento para que el cambio de tiempo no bloquee la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de farolillos?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos, reservar proveedores y encargar los farolillos. Durante la última semana se cierran las inscripciones, el catering, la señalización y los turnos de voluntariado.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un festival de farolillos?
- Envíalas unas 4 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta, preferiblemente 10-14 días antes del evento. Necesitas ese plazo para calcular comida, bebidas, mesas y sillas.
- ¿Cuántos farolillos y luces necesito para el evento?
- Calcula al menos un farolillo por participante si cada persona llevará uno, y añade un 10 % de reserva para pérdidas o daños. Para las zonas de paso, revisa la iluminación por la noche y coloca luces LED también cerca de cables, mesas y accesos.
- ¿Qué hago si llueve el día del festival de farolillos?
- Decide el plan alternativo al menos 48 horas antes: qué actividades pasan a las carpas, dónde se protege el catering y cómo se mantiene despejada la entrada. Comprueba de nuevo el pronóstico 6 horas antes de abrir y comunica cualquier cambio a los visitantes.
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