Checklist voor een landgoed open dag organiseren

Een landgoed open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je regelt een duidelijke route over het terrein, tijdsloten voor rondleidingen, parkeerplaatsen en informatie voor bezoekers. Tegelijk moeten catering, stroom, bewegwijzering en materialen op locatie klaarstaan. Begin met datum en programma, open daarna de aanmeldingen en werk in de laatste week de bezoekerslijst, dieetwensen en weersafhankelijke onderdelen bij. Met deze checklist houd je overzicht over de 77 taken en 60 spullen van het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Bezoekersroute bepalen
2 personen
Openings- en sluitingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Informatie over parkeren delen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Toegangs- en uitgangsroutes controleren
2 personen
Programma op informatieborden zetten
Rondleidingen inplannen
2 personen
Activiteiten per tijdstip plannen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Programma opnieuw communiceren
Definitieve bezoekerslijst maken
Dieetwensen doorgeven aan catering
Naamkaartjes en crewpassen maken
2 personen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Verse producten kopen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Terras en gazon controleren
2 personen
Onveilige obstakels verwijderen
2 personen
Toiletten controleren en vullen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
Rondleidingspunten markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Laatste terreinronde uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Parkeerplaatsen begeleiden
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Informatie geven bij stands
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verlichting bij schemer inschakelen
2 personen
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Inloop en terrein afsluiten
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten veilig opslaan
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Partytenten afbouwen
4 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Borg- en sleutelmaterialen teruggeven
Bedankbericht aan bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Buffettafelaantal 4
Bistrotafelaantal 8
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 100
Loungebankaantal 6
Barkrukaantal 12
Ontvangstbalie
Kledingrek

Servies

Herbruikbaar bordaantal 120
Herbruikbare komaantal 60
Herbruikbaar glasaantal 150
Koffiekopaantal 80
Theeglasaantal 60
Besteksetaantal 150
Serveerschaalaantal 20
Serveerbladaantal 8
Waterkanaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 3
Koelboxaantal 6
IJsblokjesbakaantal 6
Luidsprekeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Kabelmataantal 8
Handkaraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 12
Bloemstukaantal 10
Tafelkleedaantal 20
Stoffen servetaantal 120
Windlichtaantal 20
Krijtbordaantal 8
Bloempotaantal 12
Naamkaartjeaantal 120

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 8
Ledlampaantal 12
Batterijlantaarnaantal 12
Reservebatterijaantal 24

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmesaantal 3
Opscheplepelaantal 12
Tangaantal 8
Mengkomaantal 6
Thermoskanaantal 8
Warmhoudbakaantal 4
Koelelementaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakaantal 10
Afvalscheidingsbakaantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenaantal 12
Microvezeldoekaantal 24
Handzeepdispenseraantal 6
Toiletborstelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg rondleidingen en activiteiten per tijdstip vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zo kun je bezoekers direct informeren over starttijden en voorkom je opstoppingen op smalle delen van de route.
Controleer uiterlijk een week vooraf alle parkeerplaatsen, toegangswegen en uitgangen op locatie. Zet route- en parkeerborden klaar en deel de parkeerinformatie opnieuw zodra de definitieve bezoekerslijst bekend is.
Plan de laatste weerscontrole 48 uur voor opening en communiceer daarna het aangepaste programma opnieuw. Controleer bij regen ook of de partytent, kabelmatten en alternatieve routes bruikbaar zijn.
Geef dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de open dag door aan de catering. Bewaar gekoelde producten pas op de locatie en houd houdbare en verse boodschappen gescheiden bij het verzamelen van de voorraad.
Maak naamkaartjes, crewpassen en informatieborden niet op de ochtend zelf. Leg ze minimaal 1 dag eerder klaar, samen met microfoon, luidspreker, verlengkabels, stekkerdozen en een handkar voor transport over het terrein.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een landgoed open dag organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, bezoekersroute en parkeerplan. Open de online aanmeldingen zodra de openingstijden en belangrijkste activiteiten vaststaan.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst voor een landgoed open dag definitief maken?: Maak de definitieve bezoekerslijst 2 tot 3 dagen voor de open dag. Geef daarna het aantal bezoekers en alle dieetwensen door aan de catering en print de naamkaartjes.
Hoe plan ik rondleidingen tijdens een landgoed open dag?: Werk met vaste starttijden en een maximumaantal per groep, bijvoorbeeld elke 30 minuten. Zet de tijdsloten op de uitnodiging, bevestiging en informatieborden, zodat bezoekers niet allemaal tegelijk bij de ontvangstbalie komen.
Wanneer controleer ik het weer voor een landgoed open dag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of het programma of de route moet worden aangepast. Communiceer wijzigingen opnieuw en controleer of tenten, kabelmatten en overdekte wachtruimtes klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.