Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de la finca

Una jornada de puertas abiertas de la finca necesita más coordinación que una simple visita. Define primero el programa y el recorrido, y después encaja las inscripciones, el aparcamiento, las visitas guiadas y las actividades por horario. La última semana sirve para cerrar asistentes, dietas, entregas y señalización. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ruta de visitantes
2 personas
Publicar los horarios de apertura y cierre
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Compartir información sobre aparcamiento
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar plazas de aparcamiento
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar rutas de acceso y salida
2 personas
Poner el programa en los paneles informativos
Programar visitas guiadas
2 personas
Planificar actividades por horario
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a comunicar el programa
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Comunicar las necesidades dietéticas a catering
Hacer tarjetas identificativas y pases de equipo
2 personas
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la terraza y el césped
2 personas
Retirar los obstáculos peligrosos
2 personas
Revisar y rellenar los baños
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colocar señales de ruta e información
2 personas
Marcar puntos del recorrido
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Realizar la última ronda del recinto
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Guiar los aparcamientos
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Coordinar actividades
4 personas
Dar información en los puestos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Encender las luces al atardecer
2 personas
Guiar la última visita
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Apertura y cierre del recinto
3 personas

Seguimiento

Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Devolver el material de depósito y llaves
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesa del bufécant. 4
Mesa de bistrócant. 8
Mesa plegablecant. 10
Silla plegablecant. 100
Sofá loungecant. 6
Taburete de barcant. 12
Mostrador de recepción
Perchero

Vajilla

Plato reutilizablecant. 120
Cuenco reutilizablecant. 60
Vaso reutilizablecant. 150
Taza de cafécant. 80
Vaso de técant. 60
Juego de cubiertoscant. 150
Fuente para servircant. 20
Bandeja para servircant. 8
Jarra de aguacant. 12

Equipo

Cafeteracant. 3
Hervidor de aguacant. 3
Nevera portátilcant. 6
Balde para cubitos de hielocant. 6
Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 6
Alfombra para cableadocant. 8
Carretilla de manocant. 2

Decoración

Guirnalda de banderinescant. 12
Arreglo floralcant. 10
Mantelcant. 20
Servilleta de telacant. 120
Farolcant. 20
Pizarracant. 8
Macetacant. 12
Tarjeta de nombrecant. 120

Iluminación

Guirnalda de luces LEDcant. 8
Lámpara LEDcant. 12
Farol de bateríacant. 12
Batería de repuestocant. 24

Cocina

Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuchillo para pancant. 3
Cuchara de servircant. 12
Pinzacant. 8
Bol para mezclarcant. 6
Termocant. 8
Bandeja de mantenimiento en calientecant. 4
Elemento refrigerantecant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedor de separación de residuoscant. 4
Fregonacant. 4
Cubocant. 4
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guante de limpiezacant. 12
Paño de microfibracant. 24
Dispensador de jabón de manoscant. 6
Escobilla de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Publica los horarios de apertura y cierre con antelación y vuelve a enviar el programa unos días antes. Así los visitantes saben cuánto dura cada visita y el equipo trabaja con la misma versión.
Cierra las inscripciones antes de preparar la lista definitiva de asistentes. Reserva las plazas de aparcamiento con ese número y añade un margen para el equipo y las entregas.
Comprueba con antelación las rutas de acceso y salida, especialmente si habrá visitas guiadas en varios turnos. Coloca señales para el aparcamiento, la recepción y el recorrido antes de que llegue el primer grupo.
Comunica las preferencias dietéticas al catering cuando cierres la lista, no el mismo día. Compra los productos frescos cerca de la jornada y guarda los refrigerados en una nevera portátil o en el espacio previsto.
Revisa electricidad, sonido y cables antes de llevar los materiales a la finca. Prueba el altavoz, el micrófono, los alargadores y las regletas, y protege los cables con una alfombra para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de la finca?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, el recorrido y las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar asistentes, dietas, entregas, tiempo y señalización.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes si necesitas calcular aparcamiento, catering y visitas guiadas. Deja un canal para cambios urgentes, pero trabaja con una lista definitiva.
¿Cuánto tiempo debe durar cada visita guiada?: Reserva entre 30 y 45 minutos por visita guiada y deja al menos 15 minutos entre grupos. Ese margen permite despejar el recorrido, reorganizar al equipo y evitar que se acumulen visitantes en la recepción.
¿Cuándo hay que comprobar el pronóstico del tiempo?: Compruébalo 7 días antes para decidir si necesitas una carpa o cambios en las actividades. Haz una segunda revisión 24 horas antes y comunica cualquier modificación del programa a los asistentes.

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