Journée portes ouvertes du domaine : la checklist complète

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours visiteur bien préparé. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 60 fournitures nécessaires, de la fixation de la date au rangement du matériel. Elle vous aide à coordonner les inscriptions, les visites guidées, le stationnement, l’accueil et les repas sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment. Suivez les étapes dans l’ordre et adaptez les créneaux au nombre de visiteurs attendus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Publier les horaires d'ouverture et de fermeture
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Partager les informations de stationnement
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des places de parking
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les itinéraires d'entrée et de sortie
2 personnes
Mettre le programme sur les panneaux d’information
Planifier les visites guidées
2 personnes
Planifier les activités par créneau horaire
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Rappeler le programme
Établir la liste définitive des visiteurs
Transmettre les besoins alimentaires au traiteur
Créer les badges nominatifs et les passes d’équipe
2 personnes
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la terrasse et la pelouse
2 personnes
Retirer les obstacles dangereux
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et d’information
2 personnes
Marquer les points de visite
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Effectuer le dernier tour du site
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Encadrer les places de parking
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Donner des informations aux stands
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Allumer l’éclairage au crépuscule
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Fermer l'accueil et le site
3 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Restituer les consignes de caution et les clés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table de buffetqté 4
Table de bistrotqté 8
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 100
Canapé loungeqté 6
Tabouret de barqté 12
Accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 120
Bol réutilisableqté 60
Verre réutilisableqté 150
Tasse à caféqté 80
Verre à théqté 60
Set de couvertsqté 150
Plat de serviceqté 20
Plateau de serviceqté 8
Carafe d’eauqté 12

Équipement

Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 3
Glacièreqté 6
Bac à glaçonsqté 6
Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Tapis de câbleqté 8
Chariot à mainqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 12
Composition floraleqté 10
Nappeqté 20
Serviette en tissuqté 120
Photophoreqté 20
Tableau à craieqté 8
Pot de fleursqté 12
Badge nominatifqté 120

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 8
Lampe LEDqté 12
Lanterne à pilesqté 12
Batterie de secoursqté 24

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Couteau à painqté 3
Cuillère de serviceqté 12
Pinceqté 8
Saladierqté 6
Thermosqté 8
Bac de maintien au chaudqté 4
Accumulateur de froidqté 24

Nettoyage

Poubelleqté 10
Poubelle de triqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gant de nettoyageqté 12
Chiffon microfibreqté 24
Distributeur de savon pour les mainsqté 6
Brosse de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez le parcours avant de créer les panneaux : prévoyez un itinéraire d’entrée, un itinéraire de sortie et des indications vers le stationnement. Faites un repérage sur place au moins 7 jours avant l’ouverture.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour établir une liste définitive des visiteurs. Transmettez les besoins alimentaires au traiteur au minimum 3 jours avant l’événement.
Prévoyez l’accueil par créneaux horaires : badges nominatifs, passes d’équipe et programme affiché doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Vérifiez les points d’alimentation électrique avant d’installer la machine à café, la bouilloire, les haut-parleurs et le microphone. Utilisez des rallonges, multiprises et tapis de câble adaptés pour éviter les passages dangereux.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis la veille, afin de confirmer la tente de réception et l’organisation extérieure. Acheminez le mobilier, la vaisselle réutilisable, les glacières et les produits frais assez tôt pour les stocker au frais.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes du domaine ?: Ouvrez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date de clôture 3 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour coordonner le programme, les visites guidées, le stationnement et les livraisons. Commencez les vérifications finales 7 jours avant, puis confirmez la météo et les fournisseurs la veille.
Quand préparer les panneaux et le programme des visites ?: Préparez la signalétique et le programme définitif 5 à 7 jours avant l’ouverture. Imprimez les panneaux d’itinéraire, de stationnement et d’information après avoir validé les horaires et le parcours des visiteurs.
Quand acheter les produits frais pour la journée portes ouvertes ?: Achetez les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance. Achetez les produits frais la veille ou le jour même selon leur conservation, puis stockez-les immédiatement au frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.