Landbouwcongres organiseren: checklist en planning

Een landbouwcongres vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, techniek, catering en deelnemersinformatie. Begin met locatie, datum en programma, en werk daarna terug vanaf de congresdag. Vooral presentaties, dieetwensen, vervoersinformatie en aansluitingen voor laptops worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot de inrichting van de cateringruimte en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
Sprekers bevestigen
Catering reserveren
Technische benodigdheden reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Programma publiceren
Presentaties opvragen
Aanmeldingen afsluiten
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie ontvangen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch begeleiden
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Koffie opnieuw serveren
2 personen
Afsluitende borrel serveren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 6
Sprekerstafelsaantal 2
Kleedjesaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermometeraantal 2
Tafellopersaantal 12

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjes voor sprekersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Draadmandenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 40
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Droogrekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en programma eerst vast, bij voorkeur minimaal 12 weken voor het congres. Pas daarna kun je sprekers, catering en technische benodigdheden gericht bevestigen.
Stuur de uitnodiging zodra het programma en de belangrijkste sprekers bevestigd zijn. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het congres, zodat je deelnemerslijst, naambadges en catering aantallen op tijd kunt afronden.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, lettergrootte en ontbrekende video's. Test daarnaast HDMI-kabels, adapters, projectie en draadloze microfoons vóór de eerste sessie.
Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie in het aanmeldformulier, niet pas bij binnenkomst. Geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers en dieetmaaltijden uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.
Richt registratie en catering vóór de ontvangst in. Leg programma's, deelnemerslijst en naambadges klaar bij de registratietafel en controleer per presentatieruimte laptop, projector, scherm, klikker, stekkerdozen en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een landbouwcongres organiseren?: Plan minimaal 12 weken voorbereiding voor een landbouwcongres met meerdere sprekers en catering. Reserveer de locatie en leg datum en programma in de eerste 2 weken vast; bevestig daarna sprekers en leveranciers.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een landbouwcongres versturen?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en de eerste programmaonderdelen vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het congres om aantallen en badges af te ronden.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vóór het landbouwcongres op. Controleer ze daarna op de laptop en projector, zodat je ontbrekende adapters, kabels of lettertypen nog kunt oplossen.
Hoeveel dagen vooraf geef ik het aantal deelnemers door aan de cateraar?: Geef het definitieve aantal deelnemers, dieetwensen en gewenste maaltijdverdeling uiterlijk 5 werkdagen vooraf door. Houd op de congresdag een kleine marge aan voor late wijzigingen en extra koffie of water.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.