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Landwirtschaftskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Landwirtschaftskongress braucht früh klare Zusagen, einen belastbaren Ablauf und funktionierende Technik. Reserviere den Veranstaltungsort erst, wenn Datum und Programm feststehen, und bestätige Referenten sowie Catering mit ausreichendem Vorlauf. Öffne das Anmeldeformular, erfasse Ernährungswünsche und verschicke Transportinformationen rechtzeitig. In den letzten Tagen zählen Teilnehmerliste, Namensschilder, Präsentationen und ein vollständiger Technikcheck; am Veranstaltungstag muss der Cateringbereich vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Referenten bestätigen

  • Catering reservieren

  • Technisches Equipment reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Programm veröffentlichen

  • Präsentationen anfordern

  • Anmeldungen schließen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherraum einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee servieren

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen technisch betreuen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Kaffee nachschenken

    2 Personen

  • Abschlusstrunk servieren

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Präsentationen nachschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • RednerstühleAnz. 6
  • RednerpulteAnz. 2
  • DeckenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadekabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ThermometerAnz. 2
  • TischläuferAnz. 12

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 100
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • TischnummernAnz. 12
  • Namensschilder für VortragendeAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • DrahtkörbeAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllsäckeAnz. 40
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 4
  • TrockengestelleAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest. So bleiben etwa 8 bis 10 Wochen, um Referenten anzusprechen, ihre Zusagen einzuholen und Technik sowie Catering zu reservieren.
  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei innerhalb von 48 Stunden. Teste dabei Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker gemeinsam.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor Beginn. Drucke danach die Teilnehmerliste und Programme aus und bereite Namensschilder alphabetisch vor, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und übergib die endgültige Zahl dem Catering. Plane pro angemeldeter Person zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Teller, Gläser und Besteck ein.
  • Baue Registrierungstisch, Rednerpulte und Sitzplätze mindestens 90 Minuten vor dem Einlass auf. Fülle Kühlboxen, stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen bereit und prüfe Verlängerungs- sowie Ladekabel vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Landwirtschaftskongress planen?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Datum, Programm, Referenten, Catering und technisches Equipment verbindlich organisieren.
Wann sollte man die Einladungen für einen Landwirtschaftskongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringzahlen noch angepasst werden können.
Wie viele Tage vorher müssen die Präsentationen vorliegen?
Fordere alle Präsentationen mindestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie spätestens 48 Stunden nach Eingang und teste die Dateien anschließend auf dem vorgesehenen Laptop.
Wann muss der Veranstaltungsort für den Kongress vorbereitet sein?
Beginne mindestens 90 Minuten vor dem Einlass mit dem Aufbau. Plane zusätzlich 30 Minuten für den Techniktest und die Kontrolle von Mikrofonen, Projektor, Kabeln und Präsentationsklicker ein.

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