Lampionnenoptocht organiseren: checklist en planning

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen uitdelen. Leg eerst de route, startlocatie en verkeersmaatregelen vast en regel op tijd de vergunning of melding. Daarna volgen deelnemers, vrijwilligers, knutseltafels en de inrichting van de uitgifte. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route, zichtbaarheid en een korte veiligheidsinstructie. Deze checklist helpt je de 59 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief materialen die je gemakkelijk te laat controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en startlocatie vastleggen
2 personen
Vergunning en melding regelen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Routekaart uitwerken
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Weersverwachting controleren
Definitieve route delen
Materialen controleren
2 personen
Lampionnenpakketten samenstellen
3 personen
Polsbandjes sorteren
Routeborden voorbereiden
2 personen
Veiligheidsinstructie afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Lampionnenuitgifte inrichten
3 personen
Knutseltafels klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Lampionnen uitdelen
3 personen
Lampionnen begeleiden bij maken
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Startvak afzetten
2 personen
Optochtbriefing geven
2 personen
Voorop rijden met routebegeleider
2 personen
Optocht begeleiden
8 personen
Achterhoede begeleiden
2 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Verdwaalde deelnemers opvangen
2 personen
Eindpunt begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemers naar huis begeleiden
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Route vrijgeven aan verkeer

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel
Knutseltafelsaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Lampionnenaantal 120
Lampionstokjesaantal 120
LED-theelichtjesaantal 150
Gekleurd knutselpapieraantal 250
Viltstiftenaantal 12
Kinderschaaraantal 12
Lijmstiftenaantal 24
Nietmachinesaantal 4
Plakbandrollenaantal 8
Touwaantal 2

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verkeerslampenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 16
Zaklampenaantal 10
Batterijenaantal 40
Routekaartenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routebordenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6
Koffielepelsaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 3
Eerstehulpkoffer
Brandblusdekenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie, vergunning of melding en verkeersmaatregelen. Een gewijzigde route kan gevolgen hebben voor omwonenden en de definitieve routekaart.
Plan het knutsel- en uitgiftepunt apart van de inschrijftafel. Leg per deelnemer een lampion en lampionstokje klaar en controleer vooraf of LED-theelichtjes, lijmstiften en kinderschaar aanwezig zijn.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan de start toe. Zet ook begeleiders op kruispunten en achteraan de stoet; geef hen reflecterende hesjes, zaklampen en waar nodig portofoons.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en deel de definitieve route opnieuw. Zet partytenten, tafels en stoelen pas neer nadat je hebt bepaald waar deelnemers veilig kunnen wachten.
Test alle verlichting vóór de optocht: LED-lichtslingers, LED-lantaarns, verlengkabels en stekkerdozen. Leg extra batterijen klaar, zodat een lege batterij niet midden in de route voor vertraging zorgt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie, vergunning of melding en verkeersmaatregelen. Verstuur uitnodigingen en deel vrijwilligers in zodra de route haalbaar is.
Wanneer moet ik de vergunning voor een lampionnenoptocht regelen?: Neem bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de optocht contact op met de gemeente. De benodigde termijn verschilt per gemeente en route, dus wacht niet tot de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lampionnenoptocht?: Verdeel vrijwilligers over inschrijving, lampionnenuitgifte, knutseltafels, routebegeleiding en de achterhoede. Reken minimaal op één verantwoordelijke per taakpunt en extra begeleiders bij kruispunten of drukke oversteekplaatsen.
Wanneer controleer ik de route en het weer?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Deel de definitieve route daarna met deelnemers en vrijwilligers, en controleer vóór vertrek of routeborden en verkeersmaterialen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.