Laternenumzug organisieren: die praktische Checkliste

Ein Laternenumzug braucht mehr Vorlauf als nur Laternen und warme Getränke. Route, Startort und Genehmigungen sollten zuerst feststehen, danach folgen Anmeldungen, Helfer und Verkehrssicherung. Kurz vor dem Termin werden Lampion-Pakete, Armbänder, Schilder und Sicherheitsunterweisungen vorbereitet. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Bereiche für Anmeldung, Laternenausgabe und Basteln dabei, Warteschlangen zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Startort festlegen
2 Personen
Genehmigung und Meldung regeln
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Streckenkarte ausarbeiten
2 Personen
Anwohner informieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Route teilen
Materialien prüfen
2 Personen
Lampion-Pakete zusammenstellen
3 Personen
Armbänder sortieren
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Sicherheitsanweisung ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Laternenausgabe einrichten
3 Personen
Basteltische bereitstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Sicherheitsmaterial bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Lampions verteilen
3 Personen
Beim Basteln der Lampions begleiten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Startbereich absperren
2 Personen
Paradebriefing geben
2 Personen
Vorwegfahren mit Streckenbegleitung
2 Personen
Umzug begleiten
8 Personen
Nachhut begleiten
2 Personen
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Verirrte Teilnehmer aufnehmen
2 Personen
Zielpunkt begleiten
3 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Teilnehmer nach Hause begleiten
4 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Route für den Verkehr freigeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
Anmeldetisch
BasteltischeAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
LampionsAnz. 120
LampionstäbeAnz. 120
LED-TeelichterAnz. 150
Buntes BastelpapierAnz. 250
FilzstifteAnz. 12
KinderschereAnz. 12
KlebestifteAnz. 24
TackerAnz. 4
KlebebandrollenAnz. 8
SeilAnz. 2

Ausstattung

MegafoneAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
VerkehrsleuchtenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
WarnwestenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 10
BatterienAnz. 40
RoutenpläneAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
ArmbänderAnz. 150
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
SpülwannenAnz. 3
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöschdeckeAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route und Startort zuerst und reiche Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen frühzeitig ein. Informiere Anwohner, sobald die Strecke feststeht, damit Rückfragen nicht in der letzten Woche entstehen.
Teile Freiwillige nicht nur für den Umzug ein: Plane eigene Personen für Anmeldung, Laternenausgabe, Basteltische und die Sicherung von Kreuzungen ein. Für längere Strecken sind Warnwesten, Funkgeräte und Taschenlampen an den zuständigen Posten griffbereit.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und richte Partyzelte, Tische und Stühle so ein, dass Anmeldung und Bastelbereich trocken bleiben. Getränke lassen sich in Kühlboxen kühlen, während Thermoskannen für warme Getränke bereitstehen.
Sortiere Lampions, Lampionstäbe, LED-Teelichter und Armbänder vor dem Einlass in Pakete. Lege Batterien, Klebeband und Ersatzmaterial separat bereit, damit ein defektes Licht oder ein beschädigter Stab den Ablauf nicht aufhält.
Drucke die Sicherheitsanweisung aus und teile die endgültige Route vor dem Start sichtbar aus. Routenschilder, Verkehrsleuchten und Megafone sollten vor dem Aufbau vollständig geprüft werden, nicht erst wenn die ersten Familien eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laternenumzug anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigung, Meldung und Verkehrsmaßnahmen. Sobald Route und Startort feststehen, kannst du die zuständigen Stellen und Anwohner informieren.
Wie viele Helfer braucht man für einen Laternenumzug?: Plane mindestens 1 Helfer pro Aufgabe an Anmeldung, Laternenausgabe und Basteltischen sowie zusätzliche Personen für Kreuzungen und die Begleitung der Gruppe ein. Bei einer größeren Strecke sollte jeder Sicherungsposten ein Funkgerät oder eine klar geregelte Kommunikationsmöglichkeit haben.
Wann soll man die Laternen für den Umzug vorbereiten?: Stelle Lampion-Pakete, Armbänder und Ersatzmaterial 1 bis 2 Tage vorher zusammen. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch die Ausgabe und die Kontrolle von Stäben, LED-Teelichtern und Batterien.
Was braucht man bei einem Laternenumzug für die Sicherheit?: Für die Streckensicherung gehören Warnwesten, Verkehrsleuchten, Taschenlampen und je nach Größe Funkgeräte zur Vorbereitung. Drucke die Sicherheitsanweisung spätestens am Vortag aus und weise alle Helfer vor dem Start ein.

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