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Checklist pour organiser un défilé de lanternes

Un défilé de lanternes se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de l’accueil et de la sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : autorisations, circulation, invitations, inscriptions, bénévoles et matériel. Prévoyez un point de retrait des lanternes, un espace de bricolage et des consignes visibles avant le départ. Le jour J, gardez du temps pour le montage, la vérification des équipements lumineux et l’information des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l'itinéraire et le lieu de départ

    2 personnes

  • Gérer le permis et la déclaration

  • Demander des mesures de circulation

  • Élaborer le plan de parcours

    2 personnes

  • Informer les riverains

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les prévisions météo

  • Partager l’itinéraire final

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Composer les lots de lanternes

    3 personnes

  • Trier les bracelets

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Imprimer les consignes de sécurité

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Aménager le point de retrait des lanternes

    3 personnes

  • Installer les tables de bricolage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    3 personnes

  • Préparer le matériel de sécurité

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Distribuer des lanternes

    3 personnes

  • Guider la fabrication des lanternes

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Balisage du sas de départ

    2 personnes

  • Donner le briefing du défilé

    2 personnes

  • Ouvrir la route avec le guide d’itinéraire

    2 personnes

  • Encadrer le défilé

    8 personnes

  • Encadrer la fin de course

    2 personnes

  • Occuper les points de circulation

    6 personnes

  • Accueillir les participants égarés

    2 personnes

  • Accompagner vers l'arrivée

    3 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Accompagner les participants à la sortie

    4 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

Suivi

  • Débarrasser les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Ranger le matériel au sec

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Gérer les objets trouvés

  • Libérer la route à la circulation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 40
  • Table d'inscription
  • Tables de loisirs créatifsqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Lanternes LEDqté 10
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Nappesqté 8
  • Lampionsqté 120
  • Baguettes de lanternesqté 120
  • Bougies chauffe-plat LEDqté 150
  • Papier créatif coloréqté 250
  • Feutresqté 12
  • Ciseaux pour enfantsqté 12
  • Bâtons de colleqté 24
  • Agrafeusesqté 4
  • Rouleaux de ruban adhésifqté 8
  • Cordeqté 2

Équipement

  • Mégaphonesqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6
  • Feux de signalisationqté 4
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Gilets réfléchissantsqté 16
  • Lampes de pocheqté 10
  • Pilesqté 40
  • Cartes d'itinéraireqté 30
  • Presse-papiersqté 6
  • Stylosqté 20
  • Braceletsqté 150
  • Cônes de signalisationqté 20
  • Ruban de balisageqté 4
  • Panneaux de directionqté 12

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Louchesqté 6
  • Cuillères à caféqté 80

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Trousse de premiers secours
  • Couverture anti-feuqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par définir l’itinéraire et le lieu de départ, puis vérifiez les autorisations et les mesures de circulation avant d’envoyer les invitations. Sans ces validations, il faudra peut-être modifier le parcours au dernier moment.
  • Partagez l’itinéraire final au moins 48 heures avant le défilé. Indiquez clairement le point de départ, l’heure d’arrivée, la durée prévue et les éventuels changements de circulation.
  • Préparez un point d’inscription séparé du retrait des lanternes. Un bénévole peut vérifier les inscriptions pendant qu’un autre remet les lanternes, les baguettes et les bracelets, ce qui évite une file unique.
  • Répartissez les bénévoles avant le jour J et donnez-leur un moyen de communiquer. Prévoyez notamment des gilets réfléchissants, des lampes de poche, des talkies-walkies et des piles de rechange pour les équipes sur le parcours.
  • Consultez la météo 24 à 48 heures avant, puis faites une dernière vérification le jour même. Gardez les boissons au frais, testez les guirlandes LED et les lanternes, et contrôlez les rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand faut-il déclarer un défilé de lanternes ?
Lancez les démarches dès que le parcours et le lieu de départ sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Le délai exact dépend de la commune et des mesures de circulation demandées, alors vérifiez-le avant d’imprimer les invitations.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de lanternes ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour le retrait des lanternes, 2 pour l’atelier créatif et plusieurs personnes pour l’encadrement du parcours. Ajoutez une personne référente pour coordonner les équipes pendant toute la durée du défilé.
Quand envoyer les invitations et partager l’itinéraire ?
Envoyez les invitations dès que le parcours et les horaires sont confirmés. Transmettez l’itinéraire final au moins 48 heures avant le départ, puis affichez aussi les consignes de sécurité sur place.
Que faut-il vérifier le jour avant le défilé de lanternes ?
Vérifiez les prévisions météo, les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations. Contrôlez ensuite les lanternes LED, les piles, les lampes, les mégaphones, les gilets réfléchissants et tout le matériel des tables de bricolage.

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