Kunstwedstrijd organiseren: complete checklist
Een kunstwedstrijd organiseren vraagt meer dan deelnemers uitnodigen en werk ophangen. Leg eerst het thema, reglement en de jurycriteria vast, zodat deelnemers weten waarop ze worden beoordeeld. Daarna regel je locatie, inschrijvingen, expositie en materialen zoals easels, expositiewanden en kunstbenodigdheden. Plan de laatste controle uiterlijk een week vooraf en houd op de dag zelf een aparte registratiebalie voor inzendingen en deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdthema vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
Juryleden benaderen
Jurycriteria vastleggen
3 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Wedstrijd online promoten
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Inzendingenlijst maken
2 personen
Nummers aan inzendingen toewijzen
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Certificaten ontwerpen
Prijzen inkopen
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Inzendingen ontvangen
3 personen
Inzendingen registreren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Expositiewanden plaatsen
4 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Inzendingen opstellen
4 personen
Werkstukken labelen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Creatief programma begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Werkplekken aanvullen
2 personen
Juryronde begeleiden
3 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Stemmen tellen
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Werkstukken veilig verpakken
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Expositiewanden demonteren
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Inzendingen aan deelnemers teruggeven
3 personen
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Winnaars online publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Registratietafel
- Jurytafel
- Kledingrek
- Afvalbakkenaantal 6
- Expositiewandenaantal 10
- Easelsaantal 20
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
- Kannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Handlampenaantal 4
Kunstmateriaal
- Schetsboekenaantal 30
- Tekenpapieraantal 200
- Kleurpotlodenaantal 20
- Grafietpotlodenaantal 40
- Gummenaantal 30
- Puntenslijpersaantal 15
- Acrylverfsetsaantal 12
- Penselensetsaantal 20
- Palettenaantal 20
- Mengbakjesaantal 30
- Waterbekersaantal 30
- Schortenaantal 30
- Kleiaantal 15
- Boetseermessenaantal 15
- Lijmflessenaantal 20
- Scharenaantal 20
- Knutselkartonaantal 100
- Kleurstiftenaantal 20
Presentatie
- Werkstuklabelsaantal 100
- Pijlbordjesaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Clipboardsaantal 12
- Klembordenaantal 50
- Fotolijstenaantal 10
- Stembriefbussenaantal 2
- Juryformulierenaantal 20
- Stembriefjesaantal 150
- Certificatenaantal 20
- Prijzenaantal 3
- Lintenaantal 3
- Tafelkledenaantal 14
- Afzetlintaantal 2
- Touwaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Schilderstapeaantal 12
- Plakgumaantal 10
- Pennenaantal 40
- Permanentmarkersaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het reglement minimaal 6 weken voor de wedstrijd vast. Vermeld daarin het thema, de deadline, maximale afmetingen, toegestane materialen, jurycriteria en wie eigenaar blijft van het werk.
- Benader juryleden voordat je de uitnodigingen verstuurt en geef elk jurylid de criteria en een juryformulier. Met 3 tot 5 criteria en één formulier per inzending voorkom je onduidelijke beoordelingen.
- Open de aanmeldingen minstens 4 weken vooraf en wijs na de deadline elk werk een uniek nummer toe. Gebruik dezelfde nummers op de inzendingenlijst, juryformulieren en eventuele certificaten.
- Reserveer de locatie vroeg genoeg voor expositiewanden, easels, tafels en een aparte jurytafel. Controleer uiterlijk 2 weken vooraf stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen, verlichting en de plek van de registratietafel.
- Maak 3 dagen voor de wedstrijd een paklijstcontrole en koel bederfelijke producten pas daarna. Zet op de dag zelf registratie, ontvangst van inzendingen en uitgifte van nummers als eerste klaar, voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstwedstrijd organiseren?
- Begin idealiter 8 tot 10 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor thema, reglement, jury en locatie; houd daarna minimaal 4 weken aanmeldtijd over.
- Wanneer moet ik de inschrijving voor een kunstwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving ongeveer 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Zo heb je tijd om deelnemers te bevestigen, inzendingen te nummeren en juryformulieren en certificaten klaar te maken.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een kunstwedstrijd?
- Met 3 juryleden kun je een kleine wedstrijd meestal goed beoordelen; bij veel inzendingen zijn 5 juryleden praktischer. Geef ieder jurylid vooraf dezelfde 3 tot 5 beoordelingscriteria.
- Wanneer regel je materialen en prijzen voor een kunstwedstrijd?
- Controleer alle materialen en bestel of koop prijzen uiterlijk 2 weken vooraf. Doe een laatste telling 3 dagen voor het evenement, inclusief papier, potloden, verf, penselen, glazen en koffiebenodigdheden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!