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Kunstwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstwettbewerb braucht mehr als Papier, Farben und eine Jury. Lege zuerst Thema, Regeln und Bewertung fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Raum, Genehmigungen, Material, Registrierung und die Vorbereitung der Ausstellung. Plane außerdem Zeit für verspätete Beiträge, Ernährungswünsche und die Ausgabe von Zertifikaten und Preisen ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfthema festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfregeln schreiben

    2 Personen

  • Jurymitglieder ansprechen

  • Jurykriterien festlegen

    3 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Wettkampf online bewerben

    2 Personen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Einreichungsliste erstellen

    2 Personen

  • Nummern an Einsendungen vergeben

    2 Personen

  • Juryformulare vorbereiten

    2 Personen

  • Zertifikate gestalten

  • Preise einkaufen

    2 Personen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Verderbliche Produkte kühlen

    2 Personen

  • Einsendungen empfangen

    3 Personen

  • Beiträge registrieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Ausstellungswände aufstellen

    4 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    3 Personen

  • Einsendungen vorbereiten

    4 Personen

  • Werkstücke beschriften

    2 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Kreatives Programm begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze auffüllen

    2 Personen

  • Juryrunde begleiten

    3 Personen

  • Publikumsstimmen sammeln

    2 Personen

  • Stimmen zählen

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate überreichen

    3 Personen

  • Werkstücke sicher verpacken

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Müll einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Ausstellungswände abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Einreichungen an die Teilnehmenden zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Material sortieren

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gewinner online veröffentlichen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstisch
  • Jurytisch
  • Kleiderständer
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • AusstellungswändeAnz. 10
  • StaffeleienAnz. 20

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 8
  • KannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • HandlampenAnz. 4

Kunstmaterial

  • SkizzenbücherAnz. 30
  • ZeichenpapierAnz. 200
  • BuntstifteAnz. 20
  • Bleistifte aus GraphitAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 30
  • BleistiftspitzerAnz. 15
  • AcrylfarbsetsAnz. 12
  • PinselsetsAnz. 20
  • PalettenAnz. 20
  • MischschalenAnz. 30
  • WasserbecherAnz. 30
  • SchürzenAnz. 30
  • TonAnz. 15
  • ModelliermesserAnz. 15
  • LeimflaschenAnz. 20
  • ScherenAnz. 20
  • BastelkartonAnz. 100
  • BuntstifteAnz. 20

Präsentation

  • WerkstücketikettenAnz. 100
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 50
  • BilderrahmenAnz. 10
  • StimmzettelboxenAnz. 2
  • JuryformulareAnz. 20
  • StimmzettelAnz. 150
  • ZertifikateAnz. 20
  • PreiseAnz. 3
  • BänderAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 14
  • AbsperrbandAnz. 2
  • SeilAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 100
  • AbdeckbandAnz. 12
  • KleberAnz. 10
  • StifteAnz. 40
  • PermanentmarkerAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Jurykriterien und Punkteschema mindestens 4 Wochen vor dem Wettbewerb schriftlich fest. So bewerten alle Jurymitglieder nach denselben Maßstäben und die Formulare lassen sich rechtzeitig drucken.
  • Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Erstelle danach eine Einreichungsliste, vergib Nummern und bestätige jedem Teilnehmer, wann und wo der Beitrag abgegeben wird.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Laptop, Drucker und nummerierten Unterlagen ein. Rechne bei 50 Teilnehmern mit mindestens 60 Minuten für Annahme, Kontrolle und Rückfragen.
  • Prüfe die Ausstattung spätestens 3 Tage vorher vor Ort: Ausstellungswände, Staffeleien, Verlängerungskabel, Beleuchtung sowie Tische und Stühle. Fehlende Teile sind am Veranstaltungstag meist nicht schnell zu ersetzen.
  • Kühle verderbliche Produkte erst nach der Materialkontrolle und beschrifte Kühlboxen eindeutig. Kaufe Preise, Zertifikate und Verbrauchsmaterial spätestens 5 Tage vor dem Wettbewerb, damit noch Zeit für Ersatz bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstwettbewerb organisieren?
Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Thema, Regeln, Jury und Location. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kunstwettbewerb schließen?
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben genug Tage, um Teilnehmer zu bestätigen, Nummern zu vergeben und Juryformulare vorzubereiten.
Wie viel Zeit braucht die Registrierung der Beiträge?
Plane pro Beitrag ungefähr 3 bis 5 Minuten für Kontrolle, Registrierung und Nummerierung ein. Bei 50 Einsendungen solltest du daher mindestens 3 bis 4 Stunden inklusive Puffer einplanen.
Wann muss die Jury ihre Bewertungskriterien bekommen?
Gib Kriterien, Punkteschema und Juryformulare spätestens 7 Tage vor dem Termin aus. So können die Jurymitglieder Fragen klären und am Veranstaltungstag direkt bewerten.

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