Zo organiseer je een kunstwedstrijd

Begin niet met posters of prijzen, maar met de spelregels. Leg eerst het thema, de doelgroep, de sluitingsdatum en de manier van beoordelen vast. Reserveer daarna de locatie en regel juryleden, zodat je weet hoeveel inzendingen en expositieruimte je aankunt. Open vervolgens het aanmeldformulier en werk met nummers voor alle inzendingen. Op de dag zelf heb je een aparte registratietafel, jurytafel en duidelijke route nodig van ontvangst naar expositie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdthema vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Jurycriteria vastleggen
3 personen
5
Locatie reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Wedstrijd online promoten
2 personen
12
Posters verspreiden
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Inzendingenlijst maken
2 personen
17
Nummers aan inzendingen toewijzen
2 personen
18
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
19
Certificaten ontwerpen
20
Prijzen inkopen
2 personen
21
Benodigdheden controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Bederfelijke producten koelen
2 personen
24
Inzendingen ontvangen
3 personen
25
Inzendingen registreren
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Expositiewanden plaatsen
4 personen
28
Werkplekken inrichten
3 personen
29
Inzendingen opstellen
4 personen
30
Werkstukken labelen
2 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Catering klaarzetten
3 personen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Verlichting testen
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

37
Registratiebalie bemannen
2 personen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Bezoekers informeren
2 personen
40
Creatief programma begeleiden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Werkplekken aanvullen
2 personen
45
Juryronde begeleiden
3 personen
46
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
47
Stemmen tellen
3 personen
48
Winnaars bekendmaken
2 personen
49
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
50
Werkstukken veilig verpakken
3 personen
51
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

52
Afval inzamelen
3 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Expositiewanden demonteren
4 personen
56
Locatie schoonmaken
4 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Inzendingen aan deelnemers teruggeven
3 personen
60
Overgebleven materialen sorteren
2 personen
61
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
62
Winnaars online publiceren
63
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Jurytafel
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 6
Expositiewandenaantal 10
Easelsaantal 20

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer
Handlampenaantal 4

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 200
Kleurpotlodenaantal 20
Grafietpotlodenaantal 40
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 15
Acrylverfsetsaantal 12
Penselensetsaantal 20
Palettenaantal 20
Mengbakjesaantal 30
Waterbekersaantal 30
Schortenaantal 30
Kleiaantal 15
Boetseermessenaantal 15
Lijmflessenaantal 20
Scharenaantal 20
Knutselkartonaantal 100
Kleurstiftenaantal 20

Presentatie

Werkstuklabelsaantal 100
Pijlbordjesaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Clipboardsaantal 12
Klembordenaantal 50
Fotolijstenaantal 10
Stembriefbussenaantal 2
Juryformulierenaantal 20
Stembriefjesaantal 150
Certificatenaantal 20
Prijzenaantal 3
Lintenaantal 3
Tafelkledenaantal 14
Afzetlintaantal 2
Touwaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 12
Plakgumaantal 10
Pennenaantal 40
Permanentmarkersaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de sluitingsdatum voor inzendingen minstens 2 weken vóór de wedstrijd vast. Zo houd je tijd over om deelnemers te bevestigen, de inzendingenlijst te controleren en nummers toe te wijzen.
Schrijf het reglement voordat je deelnemers uitnodigt. Neem minimaal het thema, maximale afmetingen, toegestane materialen, deadline, jurycriteria en de manier waarop prijzen worden toegekend op.
Plan de jurybeoordeling vóór de opening van de expositie. Reserveer per inzending enkele minuten en leg de criteria vooraf vast op juryformulieren, zodat deelnemers eerlijk vergelijkbaar worden beoordeeld.
Maak bij de locatie-indeling onderscheid tussen ontvangst en presentatie. Zet een registratietafel bij de ingang, gebruik expositiewanden of easels voor de werken en houd de jurytafel buiten de publieksstroom.
Controleer techniek en verbruiksmaterialen uiterlijk 3 dagen vooraf. Test laptops en de printer, tel stekkerdozen en verlengkabels, en controleer of tekenpapier, potloden, verf en penselen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je thema, reglement, jurycriteria en locatie vast; daarna heb je tijd nodig voor promotie, inschrijvingen en de voorbereiding van de expositie.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een kunstwedstrijd?: Plan bij voorkeur 3 juryleden, zodat een individuele voorkeur minder zwaar weegt. Leg de criteria minstens 2 weken vóór de beoordeling vast en gebruik per inzending hetzelfde formulier.
Wanneer moet je de inschrijvingen voor een kunstwedstrijd sluiten?: Sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen vóór het evenement. Dan kun je deelnemers bevestigen, dieetwensen verzamelen, een inzendingenlijst maken en ontbrekende gegevens nog opvragen.
Wat moet je op de dag van een kunstwedstrijd klaarzetten?: Zet minimaal 2 aparte werkpunten klaar: een registratietafel voor ontvangst en een jurytafel voor de beoordeling. Controleer daarnaast vóór opening de expositiewanden of easels, nummering, verlichting, stroomvoorziening en materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.