Checklist pour organiser un concours d’art

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concours. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, d’enregistrer leurs besoins alimentaires et de préparer la liste définitive.
• Prépare les documents du jury avant l’arrivée des candidats. Imprime un formulaire par membre du jury et garde au moins 10 % de feuilles supplémentaires pour les erreurs ou les changements de dernière minute.
• Attribue un numéro à chaque participation dès la clôture des inscriptions. Utilise le même numéro sur la liste des inscriptions, les documents du jury et les certificats pour éviter les confusions.
• Vérifie la circulation dans la salle la veille. Prévois une table d’inscription séparée de la table du jury et laisse assez d’espace autour des murs d’exposition et des chevalets pour que les visiteurs puissent regarder sans bloquer l’entrée.
• Regroupe les achats en deux temps : matériel d’art et consommables, puis produits périssables. Réfrigère ces derniers dès leur réception et teste les multiprises, rallonges, ordinateurs et imprimante avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il lancer les inscriptions d’un concours d’art ?

Ouvre le formulaire au moins 3 à 4 semaines avant la date du concours. Ferme les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les participants, attribuer les numéros et préparer les documents du jury.

Quand faut-il contacter le jury pour un concours d’art ?

Contacte les membres du jury 4 à 6 semaines avant l’événement, avant de publier les invitations. Confirme ensuite leur présence et transmets les critères ainsi que les horaires au moins 7 jours à l’avance.

Quel matériel préparer pour un concours d’art ?

Prépare les supports d’exposition, les chevalets, le papier à dessin, les crayons, les gommes, les taille-crayons, les peintures acryliques et les pinceaux. Vérifie tout le matériel au plus tard la veille et garde une réserve de feuilles et de fournitures courantes.

Quand acheter les prix et imprimer les certificats ?

Achète les prix au moins 7 jours avant le concours pour avoir le temps de vérifier les catégories et les quantités. Imprime les certificats après la clôture des inscriptions, lorsque les noms et les numéros des participants sont définitifs.

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