Kunstveiling organiseren: checklist van voorbereiding tot betaling

Een kunstveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen werken ophangen en een veilingmeester regelen. Je moet elk kunstwerk koppelen aan een lotnummer, startprijs en correcte kunstenaarsgegevens, terwijl catalogus, reglement en betaalproces op elkaar aansluiten. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar registratie, presentatie en ontvangst van bieders. Deze checklist bevat ook de zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals verzekering, techniek, formulieren en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum en locatie vastleggen
2 personen
Veilingreglement opstellen
2 personen
Kunstenaars benaderen
2 personen
Kunstwerken aanmelden
2 personen
Kunstwerken registreren
2 personen
Kunstenaarsgegevens controleren
Startprijzen verzamelen
2 personen
Kunstwerken fotograferen
2 personen
Catalogus samenstellen
2 personen
Kunstwerken verzekeren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Veilingmeester vastleggen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Betalingsoverzicht maken
Lotnummers toewijzen
2 personen
Lotkaarten afdrukken
Biedformulieren afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Betaalformulieren afdrukken
Promotie publiceren
Aanmeldingen bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Kunstwerken ophalen
3 personen
Kunstwerken veilig opslaan
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie controleren
2 personen

Event

Kunstwerken naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Sculpturen plaatsen
3 personen
Lotkaarten bij kunstwerken plaatsen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
Registratiebalie bevoorraden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Briefing balieteam geven
Veilingmeester briefen
2 personen
Afrekenpunt testen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Catalogi uitdelen
2 personen
Kunstwerken toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Veiling openen
Biedingen registreren
3 personen
Veiling begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Verkochte loten markeren
2 personen
Kunstwerken veiligstellen
3 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Aankopen aan kopers meegeven
3 personen
Onverkochte werken apart zetten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verkoopoverzicht controleren
2 personen
Opbrengsten uitbetalen
2 personen
Facturen versturen
Kopers betalingsherinnering sturen
Opbrengst aan doel doorgeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 110
Receptiebalie
Veilingtafel
Sokkelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Statafelsaantal 6
Afzetpalenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Dessertbordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Waterkaraffenaantal 12
Champagneglazenaantal 120

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Betaalterminalaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kassalade

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Schijnwerpersaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Ingangsbord
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Fotowand
Ballonnenbogenaantal 2
Kunstenaarsbordjesaantal 40
Vaasjesaantal 12

Veilingmateriaal

Veilinghamer
Biedpaddlesaantal 120
Biedformulierenaantal 150
Lotkaartenaantal 60
Catalogiaantal 130
Betaalformulierenaantal 120
Bonnenboekjesaantal 4
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Meetlintenaantal 3
Handschoenenaantal 12
Noppenfolieaantal 4
Verhuisdekensaantal 12
Kunststof bakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het veilingreglement vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Neem daarin onder meer de biedwijze, betalingswijze, afhandeling van niet-verkochte werken en het moment van ophalen op.
Registreer kunstwerken zodra ze zijn aangemeld en controleer kunstenaarsgegevens, startprijzen en foto’s vóór de catalogus wordt samengesteld. Zo voorkom je correcties nadat de catalogus al is gedrukt.
Wijs lotnummers toe voordat je lotkaarten, biedformulieren en betaalformulieren afdrukt. Gebruik overal dezelfde nummering: op het werk, in de catalogus en op het betalingsoverzicht.
Plan een technische test op locatie vóór de veiling. Controleer de draadloze microfoon, luidsprekers, het mengpaneel, de laptop, verlengkabels en stekkerdozen met de veilingmeester erbij.
Regel catering en dieetwensen niet pas in de laatste week. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en reserveer tegelijk servies, glazen, waterkaraffen en koffievoorzieningen voor het verwachte aantal gasten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kunstveiling organiseren en de datum vastleggen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Die termijn geeft je ruimte om kunstenaars te benaderen, werken te registreren, uitnodigingen te versturen en techniek en catering te reserveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om kunstwerken voor een veiling te registreren?: Plan minimaal 2 tot 3 weken voor aanmelding, registratie, controle van kunstenaarsgegevens, startprijzen en fotografie. Houd daarna nog enkele dagen vrij voor ontbrekende informatie en correcties in de catalogus.
Wanneer moet ik de veilingcatalogus laten maken?: Maak de catalogus pas nadat lotnummers, foto’s, titels, kunstenaarsgegevens en startprijzen zijn gecontroleerd. Plan dit ongeveer 2 weken vóór de veiling, zodat je tijd houdt voor proeflezen en afdrukken.
Hoe bereid ik de betaling na een kunstveiling voor?: Bepaal uiterlijk 2 weken vooraf welke betaalwijze je accepteert en maak een betalingsoverzicht per lotnummer. Test de betaalterminal en leg betaalformulieren en een kassalade klaar vóór de ontvangst van de gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.