Checklist para organizar una subasta de arte
Una subasta de arte necesita más preparación que una exposición con venta. Además de reunir las obras, tendrás que comprobar los datos de cada artista, fijar las normas de puja y preparar un sistema claro para cobrar y entregar las piezas. Empieza por la fecha y el lugar, continúa con artistas, obras e invitados, y deja para la última semana las impresiones, la técnica y la distribución de la sala. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no se te escape ningún detalle.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el lugar de la subasta
2 personas
Redactar las normas de la subasta
2 personas
Contactar con artistas
2 personas
Registrar las obras de arte
2 personas
Registrar obras de arte
2 personas
Comprobar los datos de los artistas
Recoger los premios de salida
2 personas
Fotografiar las obras de arte
2 personas
Preparar el catálogo
2 personas
Asegurar las obras de arte
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Reservar sillas y mesas
Contratar al subastador
Definir el método de pago
2 personas
Hacer un resumen de pagos
Asignar números de lote
2 personas
Imprimir boletos de la rifa
Imprimir los formularios de puja
Imprimir las tarjetas con nombres
Imprimir los formularios de pago
Publicar la promoción
Confirmar inscripciones
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Recoger las obras de arte
3 personas
Guardar las obras de arte de forma segura
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Evento
Llevar las obras de arte al lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Colocar esculturas
3 personas
Colocar tarjetas del sorteo junto a las obras de arte
2 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono
Abastecer el mostrador de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Dar la briefing al equipo de mostrador
Informar al subastador
2 personas
Probar el punto de cobro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir los catálogos
2 personas
Presentar las obras de arte
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir la subasta
Registrar pujas
3 personas
Dirigir la subasta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Marcar los boletos vendidos
2 personas
Asegurar las obras de arte
3 personas
Gestionar los pagos
3 personas
Entregar las compras a los compradores
3 personas
Separar las obras no vendidas
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver las obras
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Comprobar el resumen de ventas
2 personas
Pagar los ingresos
2 personas
Enviar facturas
Enviar recordatorio de pago a los compradores
Comunicar la recaudación al beneficiario
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 110
- Mostrador de recepción
- Mesa de subasta
- Pedestalescant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 6
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platos de postrecant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cucharillas de cafécant. 100
- Jarras de aguacant. 12
- Copas de champáncant. 120
Equipo
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Terminal de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cajón de la caja registradora
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Focoscant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Decoración
- Cartel de entrada
- Señales direccionalescant. 8
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Portanombrescant. 100
- Photowall
- Arcos de globoscant. 2
- Carteles para artistascant. 40
- Jarroncitoscant. 12
Material de subasta
- Martillo de subasta
- Pizarras de pujacant. 120
- Formularios de pujacant. 150
- Boletos de sorteocant. 60
- Catálogoscant. 130
- Formularios de pagocant. 120
- Talonarios de reciboscant. 4
- Portapapelescant. 12
- Bolígrafoscant. 60
- Lápicescant. 30
- Cintas métricascant. 3
- Guantescant. 12
- Plástico de burbujascant. 4
- Mantas de mudanzacant. 12
- Bandejas de plásticocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las normas de la subasta antes de invitar al público. Indica por escrito la puja inicial, los incrementos, la forma de pago y cuándo se retiran las obras; así evitarás discusiones al finalizar.
- Registra cada obra con un número de lote, título, autor, medidas y precio de salida. Haz las fotografías y comprueba los datos de los artistas antes de preparar el catálogo, no después.
- Reserva al subastador, el catering, la técnica y el mobiliario con varias semanas de margen. Para una sala con público sentado, calcula también el espacio de recepción, la mesa de subasta y una zona separada para las obras.
- Prepara un circuito de pago que no dependa de una sola persona. Ten formularios de puja y de pago impresos, un terminal de pago disponible y un resumen para verificar cada cobro antes de que el comprador se marche.
- Haz una prueba técnica el día anterior y comprueba el micrófono inalámbrico, los altavoces, la mesa de mezclas y los cables. Coloca las obras, los pedestales y las tarjetas con nombres siguiendo el orden del catálogo para que el subastador encuentre cada lote sin interrupciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una subasta de arte?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite contactar con artistas, registrar y asegurar las obras, contratar al subastador y reservar catering, técnica, mesas y sillas.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catálogo de una subasta de arte?
- Cierra el contenido del catálogo al menos 10 días antes. Reserva los últimos 2 o 3 días para corregir nombres, títulos, números de lote, fotografías y precios de salida.
- ¿Cuántas copias de los formularios de puja necesito?
- Prepara al menos una copia por lote y añade un 10 % de reserva. Si esperas 100 lotes, imprime 110 formularios de puja y una cantidad adicional de formularios de pago para cubrir errores.
- ¿Cuándo se comprueban los pagos de una subasta?
- Comprueba cada pago justo después de adjudicar el lote y haz un resumen final antes de cerrar la recepción. Reserva al menos 30 minutos al terminar para cuadrar efectivo, terminal y formularios.
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