Kunstauktion organisieren: Diese Checkliste hält den Ablauf zusammen

Eine Kunstauktion braucht mehr Vorbereitung als nur eine Liste der Werke. Du musst Künstlerdaten prüfen, Startpreise und Losnummern sauber erfassen und den Verkauf vor Ort vorbereiten. Plane außerdem Technik, Sitzplätze, Catering und die Abholung der gekauften Arbeiten gemeinsam. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zu Gebotsformularen, Zahlungsübersicht und Auktionstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Auktionsdatum und -ort festlegen
2 Personen
Auktionsregeln aufstellen
2 Personen
Künstler ansprechen
2 Personen
Kunstwerke anmelden
2 Personen
Kunstwerke registrieren
2 Personen
Künstlerinformationen prüfen
Startpreise sammeln
2 Personen
Kunstwerke fotografieren
2 Personen
Katalog zusammenstellen
2 Personen
Kunstwerke versichern
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Technik reservieren
Stühle und Tische reservieren
Auktionator festlegen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Zahlungsübersicht erstellen
Losnummern zuweisen
2 Personen
Loskarten drucken
Gebotsformulare drucken
Namensschilder drucken
Zahlungsformulare drucken
Werbung veröffentlichen
Anmeldungen bestätigen
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Kunstwerke abholen
3 Personen
Kunstwerke sicher lagern
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen

Event

Kunstwerke zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
Skulpturen aufstellen
3 Personen
Loskarten an den Kunstwerken anbringen
2 Personen
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
Registrierungstheke auffüllen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Briefing für das Team am Empfang geben
Auktionator briefen
2 Personen
Kassenpunkt testen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Kataloge verteilen
2 Personen
Kunstwerke erläutern
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Auktion eröffnen
Gebote erfassen
3 Personen
Versteigerung begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
Kunstwerke sichern
3 Personen
Zahlungen abwickeln
3 Personen
Einkäufe an Käufer übergeben
3 Personen
Unverkaufte Werke beiseitestellen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Verkaufsübersicht prüfen
2 Personen
Erlöse auszahlen
2 Personen
Rechnungen versenden
Käufern Zahlungserinnerung senden
Erlös an den Zweck weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 110
Empfangstresen
Auktionstisch
PodesteAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
DesserttellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100
WasserkaraffenAnz. 12
ChampagnergläserAnz. 120

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
KartenterminalAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kassenschale

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
ScheinwerferAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

Eingangsschild
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 100
Fotowand
BallonbögenAnz. 2
Künstler-SchilderAnz. 40
VasenAnz. 12

Auktionsmaterial

Auktionshammer
AuktionsschilderAnz. 120
GebotsformulareAnz. 150
LoskartenAnz. 60
KatalogeAnz. 130
ZahlungsformulareAnz. 120
BonnenhefteAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 30
MessbänderAnz. 3
HandschuheAnz. 12
LuftpolsterfolieAnz. 4
UmzugsdeckenAnz. 12
KunststoffbehälterAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Auktionsregeln fest, bevor du Einladungen verschickst. Darin sollten unter anderem Mindestgebote, Zahlungsfrist, Abholung und der Umgang mit nicht verkauften Werken stehen.
Erfasse jedes Kunstwerk mit Künstlername, Titel, Maßen, Technik, Startpreis und Losnummer. Prüfe die Angaben mindestens 7 Tage vor der Auktion und gleiche sie mit den Fotos im Katalog ab.
Plane pro 50 Gäste mindestens ein kabelloses Mikrofon, Lautsprecher und einen Laptop für Präsentation oder Zahlungsübersicht ein. Teste die Technik am Veranstaltungsort spätestens am Vortag.
Trenne Empfang, Auktion und Zahlung räumlich, wenn der Raum es zulässt. Halte Gebotsformulare, Zahlungsformulare, Namensschilder und Loskarten spätestens 2 Tage vor Beginn gedruckt bereit.
Bestätige Catering, Gläser, Kaffeemaschinen und Kühlboxen mindestens 7 Tage vorher. Frage Ernährungswünsche mit der Anmeldung ab und plane Wasser für die gesamte Veranstaltungsdauer ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstauktion organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstleransprache, Anmeldung der Werke, Versicherung, Katalog und Einladungen brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Wie viele Kunstwerke braucht man für eine Kunstauktion?: Für einen überschaubaren Abend sind etwa 30 bis 60 Werke gut handhabbar. Bei mehr als 80 Losen solltest du zusätzlich eine schriftliche Zahlungsübersicht und einen klaren Zeitplan für die Abholung einplanen.
Wann müssen die Gebotsformulare und Loskarten fertig sein?: Drucke alle Formulare spätestens 2 Tage vor der Auktion. Am Veranstaltungstag sollten mindestens 10 Prozent zusätzliche Gebotsformulare und Namensschilder vorhanden sein.
Wie viel Zeit sollte eine Kunstauktion dauern?: Rechne bei 40 bis 50 Losen mit etwa 90 bis 120 Minuten reiner Auktion. Plane zusätzlich 30 Minuten für Empfang und Anmeldung sowie mindestens 45 Minuten für Zahlung und Abholung ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.