Kunstveiling organiseren: checklist en planning

Een kunstveiling vraagt om meer voorbereiding dan alleen kunstwerken verzamelen. Je legt eerst doel, datum en locatie vast en regelt daarna schenkingen, voorwaarden, verzekering en betaling. In de laatste weken draait het om registratie, fotografie, catalogus, uitnodigingen en aanmeldingen. Op de dag zelf moeten de veilingvolgorde, lotnummers, biedkaarten, techniek, catering en vrijwilligers op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist als werkvolgorde en controleer vooral wat anders gemakkelijk op het laatste moment blijft liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Veilingdoel vaststellen
2 personen
Kunstenaars benaderen
2 personen
Kunstwerken registreren
2 personen
Schenkingsformulieren versturen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Betaalwijze vastleggen
2 personen
Veilingcatalogus maken
2 personen
Kunstwerken fotograferen
2 personen
Online inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Muziek samenstellen
Techniek testen
2 personen
Veilingvolgorde bepalen
2 personen
Lotnummers toewijzen
2 personen
Biedkaarten voorbereiden
2 personen
Betaalformulieren voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kunstwerken ophalen
3 personen
Kunstwerken veilig verpakken
2 personen
Presentielijst afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Lotlabels plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Veilingmeester briefen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Biedkaarten uitdelen
2 personen
Aperitief serveren
3 personen
Kunst toelichten
Veiling begeleiden
3 personen
Biedingen registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Verkoopprijzen bevestigen
2 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Kunstwerken uitgifte begeleiden
3 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Onverkochte werken apart zetten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kunstwerken afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Verkochte werken bezorgen
3 personen
Opbrengst controleren
2 personen
Donatie overmaken
Dankberichten versturen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Gastentafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Expositiewandenaantal 8
Sokkelblokkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 10

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassaterminalsaantal 2
Pinautomaat

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Ijsemmersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2

Veilingmateriaal

Biedkaartenaantal 100
Lotkaartenaantal 100
Klembordenaantal 10
Ordnersaantal 6
Pennenaantal 120
Rekenmachinesaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Transportdekensaantal 20
Noppenfolieaantal 2
Verhuisdozenaantal 30
Rolmaataantal 2
Schilderijhakenaantal 40
Montagetapeaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Registreer elk kunstwerk direct met kunstenaar, titel, afmetingen, geschatte waarde en lotnummer. Maak de foto’s voordat je de catalogus samenstelt, zodat beschrijvingen en beelden bij elkaar blijven.
Leg de veilingvoorwaarden uiterlijk vóór het versturen van de uitnodigingen vast. Beschrijf daarin onder meer hoe biedingen verlopen, wanneer betaling plaatsvindt en hoe gekochte werken worden meegenomen.
Plan de techniek minstens één keer vóór de veiling op locatie. Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen samen; een losse test thuis toont problemen met de zaal niet.
Maak voor de ontvangst een aparte betaalplek met kassaterminals of pinautomaat en wijs minimaal één vrijwilliger aan voor betalingen. Houd biedkaarten, lotnummers en de deelnemersregistratie op dezelfde plek beschikbaar.
Verzamel dieetwensen zodra iemand zich aanmeldt en geef het definitieve aantal gasten tijdig door aan de catering. Controleer daarnaast of er genoeg wijnglazen, waterglazen, servies en serveerbestek klaarstaan naast de expositiewanden en sokkelblokken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik kunstenaars benaderen voor een kunstveiling?: Benader kunstenaars bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de veilingdatum. Zo houd je tijd over voor schenkingsformulieren, registratie, fotografie, verzekeringsgegevens en de catalogus.
Hoeveel tijd kost het om een kunstveiling voor te bereiden?: Reken op minimaal 8 weken voor een kleinschalige veiling en 12 weken als je veel kunstenaars, werken of gasten hebt. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, lotnummers, biedkaarten, vrijwilligers en techniek.
Wanneer moet de veilingcatalogus klaar zijn?: Maak de catalogus uiterlijk 2 weken vóór de veiling definitief. Dan kunnen uitnodigingen en promotie nog naar dezelfde informatie verwijzen en kun je ontbrekende titels, foto’s of lotnummers herstellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een kunstveiling?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor betalingen, 1 voor zaal en catering en 1 persoon voor de veilingmeester. Bij meer dan ongeveer 75 gasten is een extra registratiemedewerker verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.