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Kunstauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstauktion braucht mehr als ausgestellte Werke und einen Auktionator. Du musst früh klären, welchem Zweck die Auktion dient, welche Bedingungen gelten und wie Gebote sowie Zahlungen abgewickelt werden. Danach folgen Registrierung, Katalog, Einladungen und die Einsatzplanung für Helfer. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Techniktest und den vorbereiteten Gebotskarten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Auktionsdatum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Auktionsziel festlegen

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Kunstwerke registrieren

    2 Personen

  • Spendenformulare verschicken

  • Auktionsbedingungen festlegen

    2 Personen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Auktionskatalog erstellen

    2 Personen

  • Kunstwerke fotografieren

    2 Personen

  • Online-Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Auktionator festlegen

  • Musik zusammenstellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Auktionsreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Losnummern zuweisen

    2 Personen

  • Gebotskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Zahlungsformulare vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kunstwerke abholen

    3 Personen

  • Kunstwerke sicher verpacken

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Ausstellungswände aufstellen

    3 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    4 Personen

  • Losetiketten anbringen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Auktionator briefen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Registrierung öffnen

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Gebotskarten verteilen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    3 Personen

  • Kunst erläutern

  • Versteigerung begleiten

    3 Personen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Verkaufspreise bestätigen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    3 Personen

  • Die Ausgabe der Kunstwerke begleiten

    3 Personen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

  • Unverkaufte Werke beiseitestellen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Kunstwerke abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    3 Personen

  • Verkaufte Werke liefern

    3 Personen

  • Erlös kontrollieren

    2 Personen

  • Spende überweisen

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 2
  • GästetischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • AusstellungswändeAnz. 8
  • SockelblöckeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 10

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KassenterminalsAnz. 2
  • Geldautomat

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichtkabelAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 12
  • RichtungspfeileAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • EiskübelAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandfegerAnz. 2

Auktionsmaterial

  • GebotskartenAnz. 100
  • LoskartenAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 10
  • OrdnerAnz. 6
  • StifteAnz. 120
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • GeldkassettenAnz. 2
  • TransportdeckenAnz. 20
  • LuftpolsterfolieAnz. 2
  • UmzugskartonsAnz. 30
  • MaßbandAnz. 2
  • BilderhakenAnz. 40
  • MontagebandAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ziel, Auktionsdatum und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Künstleransprache, Versicherungsdaten und Spendenformulare brauchen oft länger als erwartet.
  • Registriere jedes Kunstwerk mit Künstler, Titel, Maßen und Losnummer. Fotografiere die Werke erst nach der Erfassung, damit Katalog und Ausstellung dieselben Angaben verwenden.
  • Definiere Zahlungsarten und Auktionsbedingungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob Kassenterminals, Geldautomat oder andere Zahlungswege am Veranstaltungsort funktionieren.
  • Plane den Einlass mit Anmeldeformular, Ernährungswünschen und Gebotskarten. Teile Freiwillige für Empfang, Ausstellung, Auktion und Kasse ein und gib ihnen spätestens eine Woche vorher ihre Aufgaben.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon mindestens 48 Stunden vor Beginn. Lege Auktionsreihenfolge und Musik fest und prüfe Verlängerungskabel, Beleuchtung sowie den Platz für Ausstellung und Sitzbereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstauktion organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstleransprache, Werkregistrierung, Versicherungsprüfung und Einladungen lassen sich dann nacheinander erledigen, ohne dass der Katalog oder die Werbung zu spät fertig werden.
Wie viele Wochen vorher müssen die Kunstwerke registriert werden?
Registriere die Werke spätestens 4 Wochen vor der Auktion. So bleiben etwa 2 Wochen für Fotografien, Katalog, Losnummern und die Vorbereitung der Ausstellung.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche klären?
Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher. Die endgültige Personenzahl solltest du dem Caterer 3 bis 5 Tage vor dem Termin bestätigen.
Wann muss die Technik für eine Kunstauktion getestet werden?
Führe einen vollständigen Test mindestens 48 Stunden vorher durch. Prüfe dabei Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel gemeinsam am vorgesehenen Aufbauort.

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