Checklist para organizar una subasta de arte sin dejar cabos sueltos

Una subasta de arte necesita mucho más que reunir obras y convocar invitados. Primero debes cerrar la fecha, el lugar y el objetivo; después registrar las donaciones, preparar el catálogo y confirmar las condiciones de venta. En los días previos se concentran los olvidos habituales: datos del seguro, preferencias dietéticas, números de lote, tarjetas de puja y pruebas de sonido. Esta checklist reúne 70 tareas y 66 materiales para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la subasta
2 personas
Reservar el lugar
Fijar el objetivo de la subasta
2 personas
Contactar con artistas
2 personas
Registrar obras de arte
2 personas
Enviar formularios de donación
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Registrar método de pago
2 personas
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
Fotografiar las obras de arte
2 personas
Crear formulario de inscripción online
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Contratar al subastador
Seleccionar la música
Probar la técnica
2 personas
Determinar el orden de la subasta
2 personas
Asignar números de lote
2 personas
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
Preparar formularios de pago
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger las obras de arte
3 personas
Empaquetar las obras de arte de forma segura
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar las paredes de exposición
3 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Colocar etiquetas de lotería
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Informar al subastador
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir el registro
3 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir tarjetas de puja
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Explicar la obra de arte
Dirigir la subasta
3 personas
Registrar pujas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Confirmar los precios de venta
2 personas
Gestionar los pagos
3 personas
Coordinar la entrega de las obras de arte
3 personas
Despedirse de los invitados
2 personas
Separar las obras no vendidas
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar las obras de arte
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Entregar las obras vendidas
3 personas
Comprobar el rendimiento
2 personas
Transferir la donación
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de invitadoscant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Paredes de exposicióncant. 8
Bloques de peanacant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 10

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Terminales de cajacant. 2
Cajero automático

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 12
Cables de luzcant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 8
Paneles informativoscant. 12
Flechas de direccióncant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Cubiterascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 2

Material de subasta

Tarjetas de pujacant. 100
Boletos de sorteocant. 100
Portapapelescant. 10
Carpetas archivadorascant. 6
Bolígrafoscant. 120
Calculadorascant. 3
Cajas de caudalescant. 2
Mantas de transportecant. 20
Plástico de burbujascant. 2
Cajas de mudanzacant. 30
Cinta métricacant. 2
Ganchos para cuadroscant. 40
Cinta de montajecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el objetivo antes de contactar con artistas: esos tres datos determinan el formulario de donación, la comunicación y la capacidad de la sala.
Registra cada obra con autor, título, medidas, fotografía y número de lote. Hazlo antes de imprimir el catálogo y revisa los datos al menos 7 días antes del evento.
Redacta las condiciones de la subasta y comprueba el seguro antes de aceptar obras. Deja claro cuándo se paga, cómo se recoge cada pieza y qué ocurre con las pujas no abonadas.
No esperes al último día para organizar la sala: coloca las paredes de exposición, peanas, mesas de recepción y señalización con varias horas de margen para corregir la circulación.
Programa una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Comprueba portátil, proyector, altavoces, micrófono inalámbrico, cables, iluminación y terminales de caja con el subastador presente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite contactar con artistas, recoger formularios de donación, fotografiar las obras, preparar el catálogo y promocionar la inscripción sin prisas.
¿Cuándo hay que cerrar el catálogo de una subasta de arte?: Ciérralo como mínimo 7 días antes de la subasta. Así puedes revisar autores, descripciones, fotografías, números de lote y condiciones antes de enviarlo o imprimirlo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta de arte?: Para una subasta de hasta 100 asistentes, calcula al menos 6 voluntarios: 2 en recepción, 2 para sala y pujas, 1 para pagos y 1 de apoyo. Añade una persona por cada 50 asistentes adicionales.
¿Cuándo se preparan las tarjetas de puja y los números de lote?: Prepáralos después de fijar el orden definitivo de la subasta y, preferiblemente, 2 o 3 días antes. Guarda un juego de reserva y verifica que cada tarjeta coincide con el registro de asistentes.

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