Zo organiseer je een kunstschaatswedstrijd

Begin niet met de uitnodiging, maar met de ijsbaan en het wedstrijdformat. Zodra de beschikbare ijstijd, categorieën en jurering vaststaan, kun je het reglement, de inschrijving en de planning maken. In dit plan komen ook muziekcontrole, jury-indeling, vrijwilligers, noodcontacten en de inrichting van kleedkamers en jurytafels aan bod. Zo voorkom je dat deelnemers te laat hun muziek aanleveren of dat de startvolgorde pas op de wedstrijddag wordt uitgezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ijsbaan reserveren
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Juryleden vastleggen
2 personen
5
Wedstrijdleiding vastleggen
6
Deelnemersformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Muziekbestanden opvragen
11
Muziekbestanden controleren
2 personen
12
Startvolgorde maken
2 personen
13
Juryindeling maken
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Deelnemers bevestigen
2 personen
17
Prijzen bestellen
18
Programma drukken
2 personen
19
Deelnemerslijst drukken
20
Noodcontacten verzamelen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Muziek op USB zetten
24
Prijzen inpakken
2 personen
25
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Jurytafels klaarzetten
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Publieksingang markeren
2 personen
34
Wedstrijdinformatie ophangen
2 personen
35
Startnummers klaarleggen
2 personen
36
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
38
Wedstrijdmuziek testen
2 personen
39
Verlichting controleren
2 personen
40
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Deelnemers registreren
3 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Publiek ontvangen
3 personen
45
Programma's uitdelen
2 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Jury introduceren
48
Rijders naar het ijs begeleiden
3 personen
49
Startvolgorde omroepen
50
Wedstrijdmuziek afspelen
2 personen
51
Juryformulieren verzamelen
2 personen
52
Scores invoeren
2 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Publieksruimte controleren
2 personen
59
Pauze aankondigen
60
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
61
Finalisten bekendmaken
62
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
64
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
72
Toiletten controleren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Uitslagen publiceren
75
Deelnemers uitslagen mailen
76
Materiaal inventariseren
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Digitale bestanden archiveren
79
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelsaantal 4
Jurystoelenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 8
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 20
Wachtrijhekkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 3
Printer
Mobiele telefoonsaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 60
Startnummerhoezenaantal 60
Trainingshesjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Oefenmattenaantal 6
Handdoekenaantal 30
Schaatsbeschermersaantal 10
Schaatsenrekaantal 2
Juryformulierenaantal 300
Scorekaartenaantal 100
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Medailledozenaantal 20
Bekersaantal 12
Medaillesaantal 60
Certificatenaantal 60
EHBO-kofferaantal 2
IJspriemenaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Voedseltangenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Wedstrijdbanierenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ijsbaan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg de beschikbare uren, opwarmtijd en tijd voor de prijsuitreiking vast; die bepalen hoeveel rijders je per onderdeel kunt toelaten.
Maak het wedstrijdreglement en inschrijfformulier tegelijk. Zet daarin onder meer de categorie, kürduur, muziekdeadline, benodigde contactgegevens en uiterste aanmelddatum, zodat je later minder losse vragen krijgt.
Vraag muziekbestanden uiterlijk twee weken voor de wedstrijd op en controleer elk bestand vooraf. Zet een tweede kopie op een USB-stick en test de geluidsinstallatie, microfoon en mengpaneel vóór de eerste deelnemer het ijs op gaat.
Werk de startvolgorde, jury-indeling en vrijwilligersroosters minstens 7 dagen vooraf uit. Deel portofoons of mobiele telefoons alleen uit aan functies die tijdens het programma direct moeten kunnen schakelen.
Richt de locatie in op doorstroming: plaats kleedkamerrekken en kledinghangers bij de omkleedruimte, jurytafels met jurystoelen langs de baan en afzetpalen of wachtrijhekken bij het verzamelpunt. Leg startnummers, juryformulieren, rekenmachines en wedstrijdmappen per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstschaatswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met het reserveren van de ijsbaan en het vastleggen van jury en wedstrijdleiding. Stel het reglement en inschrijfformulier uiterlijk 8 weken vooraf beschikbaar. Plan de muziekcontrole en definitieve startvolgorde in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een kunstschaatswedstrijd?: Reken naast de wedstrijd zelf op minimaal 30 tot 60 minuten voor opbouw en controle van geluid, jurytafels en deelnemersruimte. Plan per onderdeel extra tijd voor ijswissel, jurypauzes en een eventuele prijsuitreiking. De beschikbare ijstijd bepaalt uiteindelijk het maximale aantal deelnemers.
Wanneer moet ik muziek voor een kunstschaatswedstrijd opvragen?: Vraag de muziekbestanden uiterlijk 14 dagen voor de wedstrijd op. Controleer daarna of elk bestand afspeelbaar is en overeenkomt met de juiste deelnemer. Bewaar de bestanden zowel op de laptop als op minimaal één USB-stick.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kunstschaatswedstrijd?: Voor een kleine wedstrijd heb je naast wedstrijdleiding en jury meestal minimaal 4 tot 6 vrijwilligers nodig voor ontvangst, deelnemersbegeleiding, muziek, scoreverwerking en prijzen. Bij meerdere categorieën of een volle kleedkamer is extra bezetting nodig. Maak het rooster uiterlijk 7 dagen vooraf en geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.