Cómo organizar una competición de patinaje artístico

Organizar una competición de patinaje artístico empieza mucho antes de que los participantes entren en la pista. Primero debes cerrar la pista de hielo, definir el formato y redactar un reglamento que todos puedan consultar. Después vienen las inscripciones, la música, el jurado y los voluntarios. La mayoría de los problemas aparecen cuando faltan archivos de música, contactos de emergencia o una persona responsable de cada tarea el día del torneo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la pista de hielo
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
4
Definir el jurado
2 personas
5
Fijar la dirección del torneo
6
Crear el formulario de participantes
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Solicitar archivos de música
11
Comprobar los archivos de música
2 personas
12
Crear el orden de salida
2 personas
13
Preparar la distribución del jurado
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Confirmar participantes
2 personas
17
Encargar premios
18
Imprimir el programa
2 personas
19
Imprimir la lista de participantes
20
Recopilar contactos de emergencia
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Pasar la música a USB
24
Empaquetar los premios
2 personas
25
Preparar carpetas de competición
2 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Montar el punto de café
2 personas
29
Preparar las mesas del jurado
3 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Señalizar la entrada del público
2 personas
34
Colgar la información de la competición
2 personas
35
Preparar los dorsales
2 personas
36
Preparar las hojas de jurado
2 personas
37
Probar el sistema de sonido
2 personas
38
Probar la música del concurso
2 personas
39
Comprobar la iluminación
2 personas
40
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

41
Recepción de participantes
3 personas
42
Registrar a los participantes
3 personas
43
Repartir dorsales
2 personas
44
Recibir al público
3 personas
45
Repartir programas
2 personas
46
Dar el discurso de apertura
47
Presentar al jurado
48
Guiar a los corredores al hielo
3 personas
49
Anunciar el orden de salida
50
Poner la música de la competición
2 personas
51
Recoger los formularios del jurado
2 personas
52
Introducir las puntuaciones
2 personas
53
Comprobar los resultados
2 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Inspeccionar el área de público
2 personas
59
Anunciar el descanso
60
Reponer el bufé del descanso
2 personas
61
Anunciar a los finalistas
62
Gestionar la entrega de premios
3 personas
63
Despedir a los participantes
3 personas
64
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

65
Reunir el material de competición
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el rincón del café
2 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el espacio del público
3 personas
72
Comprobar los baños
2 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Publicar los resultados
75
Enviar por correo los resultados a los participantes
76
Inventariar el material
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Archivar los archivos digitales
79
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas del juradocant. 4
Sillas del juradocant. 12
Percheros para camerinoscant. 8
Perchascant. 80
Postes separadorescant. 20
Vallas para la colacant. 8

Equipo

Portátilcant. 3
Impresora
Teléfonos móvilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 4
Calculadorascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 60
Fundas para dorsalescant. 60
Chalecos de entrenamientocant. 20
Conoscant. 12
Colchonetas de prácticacant. 6
Toallascant. 30
Protectores de patinescant. 10
Soporte para patinescant. 2
Hojas de evaluación del juradocant. 300
Tarjetas de puntuacióncant. 100
Portapapelescant. 12
Cronómetroscant. 4
Cajas para medallascant. 20
Vasoscant. 12
Medallascant. 60
Certificadoscant. 60
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Pinchos de hielocant. 2
Chalecos reflectantescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Platos de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas para alimentoscant. 6

Decoración

Cartel de bienvenida
Banderolas de competicióncant. 4
Mantelescant. 10
Fondo del escenario
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la pista de hielo antes de abrir las inscripciones y confirma por escrito las horas de montaje, competición y desmontaje. Así sabrás cuánto tiempo tienes para colocar mesas, sillas, sonido y zonas de espera.
Define el formato, las categorías, los criterios de evaluación y el orden de salida antes de enviar las invitaciones. Publica el reglamento junto con el formulario para evitar cambios de última hora.
Solicita la música con la inscripción y fija una fecha límite de al menos 7 días antes de la competición. Comprueba cada archivo y lleva una copia en USB y otra en el portátil; depender de un único dispositivo suele causar retrasos.
Asigna funciones concretas a los voluntarios y reúne al equipo entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Una persona debe coordinar la pista, otra controlar la música, otra atender a los participantes y otra apoyar al jurado.
Prepara las carpetas de competición, las hojas de evaluación, la lista de participantes y el programa el día anterior. Encarga los premios con al menos 2 semanas de margen y revisa que los dorsales y las fundas correspondan a cada participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de patinaje artístico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la pista y define el formato al principio; deja las inscripciones abiertas durante 3 o 4 semanas y cierra los detalles operativos en la última semana.
¿Cuándo hay que pedir la música de los participantes?: Pídela al enviar el formulario de inscripción y establece una fecha límite de 7 días antes del torneo. Comprueba los archivos en cuanto lleguen y guarda una copia de seguridad en otra memoria USB.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de patinaje artístico?: Para una competición pequeña, calcula al menos 6 voluntarios además de la dirección del torneo y el jurado. Necesitarás cubrir recepción, participantes, música, pista, vestuarios y apoyo general; añade uno o dos si hay varias categorías simultáneas.
¿Cuánto antes deben llegar los participantes el día de la competición?: Indica que lleguen entre 60 y 90 minutos antes de su salida. Ese margen permite recoger dorsales, comprobar contactos de emergencia, ubicar los vestuarios y resolver problemas con la música sin retrasar el programa.

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