Organiser un concours de patinage artistique étape par étape

Commencez par réserver la patinoire, puis fixez le format du concours avant d’ouvrir les inscriptions. Le règlement, le jury et l’encadrement doivent être définis assez tôt pour répondre aux questions des participants. Prévoyez ensuite un suivi précis des musiques, des contacts d’urgence et des besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les horaires, préparer les dossiers, tester la sonorisation et répartir les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la patinoire
2
Définir le format du concours
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Définir les membres du jury
2 personnes
5
Définir l'encadrement de la compétition
6
Créer le formulaire des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Demander les fichiers musicaux
11
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
12
Établir l’ordre de départ
2 personnes
13
Établir la composition du jury
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les participants
2 personnes
17
Commander les prix
18
Imprimer le programme
2 personnes
19
Imprimer la liste des participants
20
Recueillir les contacts d'urgence
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Mettre la musique sur USB
24
Emballer les prix
2 personnes
25
Composer les dossiers de concours
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Installer les tables du jury
3 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Signaler l’entrée du public
2 personnes
34
Afficher les informations du match
2 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Tester la musique de compétition
2 personnes
39
Vérifier l'éclairage
2 personnes
40
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Présenter le jury
48
Accompagner les patineurs jusqu'à la glace
3 personnes
49
Annoncer l’ordre de départ
50
Diffuser la musique de la compétition
2 personnes
51
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
52
Saisir les scores
2 personnes
53
Vérifier les résultats
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier l’espace public
2 personnes
59
Annoncer la pause
60
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
61
Annoncer les finalistes
62
Assurer la remise des prix
3 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

65
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter la sono
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le point café
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer l'espace public
3 personnes
72
Vérifier les toilettes
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Publier les résultats
75
Envoyer les résultats aux participants
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Archiver les fichiers numériques
79
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 4
Chaises de juryqté 12
Portants de logeqté 8
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 20
Barrières de file d’attenteqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimante
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 4
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 60
Housses de dossardqté 60
Chasubles d’entraînementqté 20
Cônesqté 12
Tapis d'exerciceqté 6
Serviettesqté 30
Protège-lames de patinsqté 10
Support à patinsqté 2
Fiches de juryqté 300
Fiches de scoreqté 100
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 4
Boîtes à médaillesqté 20
Gobeletsqté 12
Médaillesqté 60
Certificatsqté 60
Trousse de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 2
Gilets de sécuritéqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces alimentairesqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Bannières de compétitionqté 4
Nappesqté 10
Fond de scène
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la patinoire avant de publier les invitations et bloquez aussi le temps nécessaire à l’installation, aux essais de son et au rangement. Une compétition demande davantage que la seule durée des passages.
Finalisez le règlement et les catégories avant de créer le formulaire d’inscription. Demandez dès le départ le niveau, les coordonnées d’urgence, les besoins alimentaires et le fichier musical de chaque participant.
Fixez une date limite pour les musiques, idéalement 10 à 14 jours avant le concours. Vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur et la table de mixage utilisés le jour J, puis copiez la sélection sur au moins deux clés USB.
Établissez l’ordre de départ après la clôture des inscriptions et envoyez une confirmation à chaque patineur. Imprimez la liste des participants, les numéros de départ et les fiches du jury au plus tard la veille.
Répartissez les bénévoles par zones et par horaires : accueil, vestiaires, file d’attente, glace, musique et remise des prix. Prévoyez des talkies-walkies, des batteries externes et des rallonges pour éviter les changements improvisés pendant les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de patinage artistique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une petite compétition. Ce délai permet de réserver la patinoire, définir le règlement, recruter le jury et les bénévoles, traiter les inscriptions et commander les prix.
Quand envoyer les invitations aux participants ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le concours, une fois le format, les catégories et le règlement validés. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement pour avoir le temps d’établir l’ordre de départ.
Quand demander les fichiers musicaux ?: Demandez-les dès l’inscription et fixez une échéance 10 à 14 jours avant la compétition. Vérifiez ensuite chaque fichier et gardez deux copies sur des clés USB différentes.
Que préparer la veille d’un concours de patinage artistique ?: La veille, imprimez le programme et la liste des participants, composez les dossiers du concours, emballez les prix et préparez les numéros de départ. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges avant l’arrivée des patineurs.

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