Zo organiseer je een kunstmarkt zonder last-minute problemen

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je kunstenaars uitnodigt. Daarna leg je de inschrijving vast, verzamel je dieetwensen en deel je de standplaatsen in op een plattegrond. Regel vervolgens promotie, catering, stroom en betaalmogelijkheden met voldoende testtijd. Op de dag zelf draait het om duidelijke standnummers, routeborden, prijskaartjes en een infobalie waar deelnemers en bezoekers snel antwoord krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
4
Promotietekst opstellen
5
Evenement online publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standplaatsen indelen
2 personen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
13
Drankinkoop berekenen
14
Stroompunten controleren
2 personen
15
Plattegrond afdrukken
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Standnummers maken
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Prijskaartjes afdrukken
2 personen
20
Kassabonnen voorbereiden
21
Betaalapparaten testen
2 personen
22
Promotieposters ophangen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Stroom aansluiten
2 personen
28
Partytenten opzetten
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Displaypanelen plaatsen
4 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Kunstenaarsstands markeren
2 personen
34
Tafelkleden leggen
3 personen
35
Routeborden plaatsen
2 personen
36
Infobalie inrichten
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Cateringtafel klaarzetten
2 personen
39
Koffie en thee zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Afvalbakken plaatsen
2 personen
42
Kunstenaars ontvangen
3 personen
43
Kunstenaars aanmelden
2 personen
44
Kunstwerken uitladen
5 personen
45
Kunstenaarsstands inrichten
8 personen
46
Prijskaartjes plaatsen
4 personen
47
Publieksinformatie klaarleggen
2 personen
48
Entreebalie bemannen
2 personen
49
Bezoekers verwelkomen
2 personen
50
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
51
Kunstmarkt presenteren
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Infobalie bemannen
2 personen
56
Kassa bemannen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
Verlichting controleren
60
Laatste bezoekers informeren
2 personen
61
Kunstenaars uitzwaaien
3 personen
62
Kunstwerken uitladen helpen
5 personen
63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Catering afsluiten
2 personen

Nazorg

65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Partytenten afbreken
6 personen
67
Displaypanelen demonteren
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Verlichting afkoppelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Restanten opslaan
2 personen
76
Posters verwijderen
2 personen
77
Verloren voorwerpen verzamelen
78
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 60
Infobalie
Kassa tafel
Cateringtafelaantal 2
Tafelkledenaantal 32
Displaypanelenaantal 20
Schoorbankenaantal 10

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Pinbonrollenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
USB-opladersaantal 6
Handmicrofoon
Kleine speakeraantal 2
Klembordenaantal 6
Rekenmachinesaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Melkkannetjesaantal 6
Suikerkommenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Informatiebordenaantal 8
Standnummersaantal 30
Prijskaarthoudersaantal 80
Naambadgesaantal 70
Pennenaantal 30
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier pas nadat de locatie en het aantal beschikbare standplaatsen vaststaan. Vraag meteen naar de benodigde tafelruimte, stroombehoefte en contactgegevens, zodat je later geen indeling hoeft terug te draaien.
Bevestig deelnemers uiterlijk één week voor de kunstmarkt en stuur daarna standnummer, opbouwinformatie en plattegrond. Houd een korte reservelijst aan voor afmeldingen in de laatste dagen.
Test betaalterminals, kassaboxen en pinbonrollen minimaal één dag vooraf. Leg per verkoop- of infopunt een opgeladen betaalterminal en een reserve betaalmogelijkheid klaar; een lege batterij merk je anders pas bij de eerste verkoop.
Controleer stroompunten voordat je koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting aansluit. Gebruik verlenghaspels en stekkerdozen zo dat looproutes vrij blijven en noteer vooraf welke stand of tafel elk stroompunt gebruikt.
Maak prijskaartjes, kassabonnen, naambadges, standnummers en routeborden vóór de opbouw. Druk extra exemplaren af en leg een schaar, klembord en rekenmachine bij de infobalie voor snelle correcties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, kunstenaars uitnodigen en promotie vragen meer tijd dan alleen de opbouw; plan de definitieve deelnemersbevestiging ongeveer één week voor de markt.
Hoeveel standplaatsen heb je nodig voor een kunstmarkt?: Bepaal het aantal op basis van de beschikbare ruimte en houd minstens één extra plek vrij voor een late wijziging of ontbrekende deelnemer. Maak de indeling pas definitief nadat alle aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer moet je de promotie voor een kunstmarkt starten?: Publiceer de kunstmarkt zodra datum, locatie en inschrijving vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Hang promotieposters uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt op en verstuur uitnodigingen daarna nogmaals kort voor het evenement.
Hoeveel drank heb je nodig voor een kunstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur, afhankelijk van de duur en temperatuur. Tel organisatoren, kunstenaars en cateringmedewerkers mee en koel de voorraad vooraf in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.