Kunstmarkt organisieren: So planst du den Ablauf
Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Aufbau ruhig läuft oder am Veranstaltungstag improvisiert wird. Kläre zuerst Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Künstler einlädst und die Anmeldung öffnest. Danach folgen Standplanung, Werbung, Zahlungsabläufe und die Versorgung vor Ort. Besonders häufig fehlen am Ende Stromanschlüsse, Kassenrollen, Preisschilder oder ein klarer Lageplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Künstler einladen
2 Personen
- 4
Werbetext erstellen
- 5
Veranstaltung online veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Standplätze einteilen
2 Personen
- 10
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Catering reservieren
- 13
Getränkeeinkauf berechnen
- 14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 15
Lageplan drucken
- 16
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Standnummern erstellen
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Preisschilder drucken
2 Personen
- 20
Kassenbons vorbereiten
- 21
Zahlungsgeräte testen
2 Personen
- 22
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Strom anschließen
2 Personen
- 28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Displaytafeln aufstellen
4 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Künstlerstände markieren
2 Personen
- 34
Tischdecken auslegen
3 Personen
- 35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 36
Infostand einrichten
2 Personen
- 37
Kasse einrichten
2 Personen
- 38
Cateringtisch vorbereiten
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 40
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 41
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 42
Künstler empfangen
3 Personen
- 43
Künstler anmelden
2 Personen
- 44
Kunstwerke ausladen
5 Personen
- 45
Künstlerstände einrichten
8 Personen
- 46
Preisschilder anbringen
4 Personen
- 47
Publikumsinformationen bereitlegen
2 Personen
- 48
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 49
Besucher begrüßen
2 Personen
- 50
Künstler unterstützen
2 Personen
- 51
Kunstmarkt präsentieren
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Snacks servieren
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Infostand besetzen
2 Personen
- 56
Kasse bedienen
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
- 59
Beleuchtung kontrollieren
- 60
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 61
Künstler verabschieden
3 Personen
- 62
Beim Ausladen von Kunstwerken helfen
5 Personen
- 63
Kasse abschließen
2 Personen
- 64
Catering abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 66
Partyzelte abbauen
6 Personen
- 67
Displaytafeln abbauen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Beleuchtung abkoppeln
3 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Location reinigen
4 Personen
- 73
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 75
Reste einlagern
2 Personen
- 76
Poster entfernen
2 Personen
- 77
Fundsachen sammeln
- 78
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 30
- KlappstühleAnz. 60
- Infostand
- Kassentisch
- CateringtischAnz. 2
- TischdeckenAnz. 32
- DisplaytafelnAnz. 20
- SchoorbänkeAnz. 10
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenboxenAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- KassenrollenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-LadegeräteAnz. 6
- Handmikrofon
- Kleiner LautsprecherAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- MilchkännchenAnz. 6
- ZuckerschalenAnz. 6
Dekoration
- GirlandenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- InfotafelnAnz. 8
- StandnummernAnz. 30
- PreisschildhalterAnz. 80
- NamensschilderAnz. 70
- StifteAnz. 30
- KreidetafelnAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
- AbsperrbandAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standplätze erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Plane Wege, Rettungsflächen und mindestens einen Infostand ein, damit Besucher nicht zwischen den Tischen suchen müssen.
- Teste Kartenterminals und USB-Ladegeräte spätestens am Vortag. Halte zusätzlich Geldkassetten, Kassenboxen, Kassenrollen und Taschenrechner bereit, damit ein Ausfall nicht den Verkauf stoppt.
- Kontrolliere jeden Stromanschluss vor dem Aufbau und ordne Verlängerungskabel den jeweiligen Ständen zu. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Lautsprecher benötigen oft mehr Anschlüsse, als zunächst eingeplant werden.
- Bereite Standnummern, Namensschilder und Preisschilder vor, bevor die Künstler eintreffen. Drucke den Lageplan und die Routenschilder zusätzlich auf Papier aus, statt dich nur auf eine digitale Version zu verlassen.
- Kühle Getränke früh genug und stelle Catering, Tassen, Thermoskannen und Serviertabletts an einem festen Tisch bereit. Erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung, damit das Catering noch angepasst werden kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Datum und Ort bestätigen, Genehmigungen prüfen, Künstler einladen und die Anmeldung mehrere Wochen geöffnet lassen.
- Wie viele Künstler braucht man für einen Kunstmarkt?
- Eine feste Zahl gibt es nicht, aber plane die Standflächen anhand der erwarteten Besucherzahl und der Raumgröße. Bestätige die Teilnehmer spätestens 2 Wochen vor dem Termin, damit Lageplan, Standnummern und Beschilderung rechtzeitig gedruckt werden können.
- Was muss man für die Bezahlung auf einem Kunstmarkt vorbereiten?
- Teste Kartenterminals spätestens am Vortag und richte pro Verkaufsbereich eine Kassenbox oder Geldkassette ein. Lege außerdem Kassenrollen, Taschenrechner und eine Reserve für technische Ausfälle bereit.
- Wann sollte man Catering und Getränke für einen Kunstmarkt bestellen?
- Reserviere das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher, sobald die Teilnehmerzahl absehbar ist. Berechne den Getränkebedarf spätestens eine Woche vor dem Markt und kühle die Getränke am Vortag.
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