Organiser un marché de l’art, étape par étape

Un marché de l’art se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et un cadre administratif clair. Ensuite, il faut recruter les artistes, ouvrir les inscriptions et attribuer les emplacements avant de communiquer largement. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins pratiques : alimentation électrique, signalétique, paiements, boissons et installation des stands. Ce déroulé évite les oublis qui compliquent l’accueil des exposants et du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les artistes
2 personnes
4
Rédiger le texte promotionnel
5
Publier l’événement en ligne
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
13
Calcul des achats de boissons
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Imprimer le plan
16
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
17
Créer les numéros de stand
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les étiquettes de prix
2 personnes
20
Préparer les tickets de caisse
21
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
22
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Brancher l’électricité
2 personnes
28
Installer les tentes de fête
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les panneaux d'affichage
4 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Baliser les stands des artistes
2 personnes
34
Déployer les nappes
3 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Mettre en place la table de restauration
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Installer les poubelles
2 personnes
42
Accueil des artistes
3 personnes
43
Inscrire les artistes
2 personnes
44
Décharger les œuvres d’art
5 personnes
45
Aménager les stands des artistes
8 personnes
46
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
47
Préparer les informations pour le public
2 personnes
48
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
2 personnes
50
Soutenir les artistes
2 personnes
51
Présenter le marché d’art
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Tenir le stand d’information
2 personnes
56
Tenir la caisse
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Vérifier l'éclairage
60
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
61
Saluer les artistes au départ
3 personnes
62
Aider à décharger les œuvres d’art
5 personnes
63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
67
Démonter les panneaux d’exposition
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Débrancher l’éclairage
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger les restes
2 personnes
76
Retirer les affiches
2 personnes
77
Rassembler les objets perdus
78
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 30
Chaises pliantesqté 60
Bureau d’information
Table de caisse
Table de cateringqté 2
Nappesqté 32
Panneaux d'affichageqté 20
Bancs d’égliseqté 10

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Rouleaux de ticket de caisseqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Chargeurs USBqté 6
Microphone à main
Petite enceinteqté 2
Presse-papiersqté 6
Calculatricesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'informationqté 8
Numéros de standqté 30
Supports de prixqté 80
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 30
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : validez ces trois points avant d’inviter les artistes, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Sans cette confirmation, les inscriptions et la communication risquent d’être interrompues.
Prévoyez un formulaire d’inscription avec les besoins de chaque artiste, puis attribuez les emplacements avant d’envoyer les confirmations. Gardez une marge pour les tables particulières, les passages et les raccordements électriques.
Préparez le plan de salle, les numéros de stand et les panneaux de direction au moins quelques jours avant l’ouverture. Imprimez aussi les badges nominatifs et les étiquettes de prix : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au matin du marché.
Testez les terminaux de paiement, les caisses et les rouleaux de tickets avant l’installation. Vérifiez chaque prise, rallonge et multiprise sur place, plutôt que de découvrir un manque d’alimentation au moment de l’ouverture.
Calculez les boissons et le catering à partir des inscriptions confirmées, puis refroidissez les boissons la veille. Regroupez le matériel, les tickets, les badges et les fournitures de caisse dans des bacs distincts pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les autorisations, recruter les artistes, traiter les inscriptions et préparer la communication.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des artistes ?: Ouvrez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le marché. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’événement pour répartir les stands et confirmer les participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de l’art ?: Vérifiez le plan, les numéros de stand, les prises électriques, les terminaux de paiement, la signalétique et les boissons. Refroidissez les boissons la veille et regroupez tout le matériel nécessaire à l’installation.
Combien de boissons prévoir pour un marché de l’art ?: Pour le premier service, comptez environ 2 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Ajoutez une marge de 10 % pour les visiteurs, artistes et bénévoles non comptabilisés dans les inscriptions.

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