Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control

Organizar un mercado de arte empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba los permisos e invita a los artistas; después abre las inscripciones y asigna los puestos. En la última semana tendrás que cerrar participantes, catering, plano, señalización y medios de pago. El montaje requiere coordinar carpas, mesas, electricidad, acreditaciones y etiquetas de precios para que cada expositor pueda empezar a vender a la hora prevista.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Invitar a artistas
2 personas
4
Redactar texto promocional
5
Publicar el evento en línea
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Asignar puestos
2 personas
10
Confirmar participantes
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reservar el catering
13
Calcular la compra de bebidas
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Imprimir el plano
16
Preparar señales de ruta
2 personas
17
Crear números de stand
2 personas
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir etiquetas de precios
2 personas
20
Preparar los recibos
21
Probar los dispositivos de pago
2 personas
22
Colgar los carteles promocionales
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Reunir los materiales
3 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Conectar la corriente
2 personas
28
Montar carpas
6 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Colocar paneles de exposición
4 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Marcar los puestos de los artistas
2 personas
34
Colocar los manteles
3 personas
35
Colocar señales de ruta
2 personas
36
Montar el mostrador de información
2 personas
37
Preparar la caja
2 personas
38
Preparar la mesa de catering
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Colocar cubos de basura
2 personas
42
Recibir a los artistas
3 personas
43
Registrar a los artistas
2 personas
44
Descargar las obras de arte
5 personas
45
Montar los puestos de los artistas
8 personas
46
Colocar etiquetas de precio
4 personas
47
Dejar lista la información para el público
2 personas
48
Atender la entrada
2 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
50
Apoyar a los artistas
2 personas
51
Presentar la feria de arte
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Atender el mostrador de información
2 personas
56
Atender la caja
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Comprobar la iluminación
60
Informar a los últimos visitantes
2 personas
61
Despedir a los artistas
3 personas
62
Ayudar a descargar las obras de arte
5 personas
63
Cerrar la caja
2 personas
64
Cerrar catering
2 personas

Seguimiento

65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Desmontar las carpas
6 personas
67
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Desconectar la iluminación
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Devolver los materiales
3 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Guardar los restos
2 personas
76
Retirar los carteles
2 personas
77
Recoger objetos perdidos
78
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 30
Sillas plegablescant. 60
Mostrador de información
Mesa de caja
Mesa de cateringcant. 2
Mantelescant. 32
Paneles de exposicióncant. 20
Bancos con respaldocant. 10

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Rollos de recibos para datáfonocant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Cargadores USBcant. 6
Micrófono de mano
Altavoz pequeñocant. 2
Portapapelescant. 6
Calculadorascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cuencos de serviciocant. 12
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Paneles informativoscant. 8
Números de standcant. 30
Portatarjetas de preciocant. 80
Credencialescant. 70
Bolígrafoscant. 30
Pizarrascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el mercado. Reserva al menos 6 semanas para confirmar requisitos, puntos de electricidad y normas de montaje.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, idealmente 3 semanas antes. Pide desde el principio los datos de contacto, las necesidades eléctricas y las preferencias dietéticas.
Asigna los puestos cuando termine la inscripción y envía la confirmación al menos 7 días antes. Incluye el número de stand, el plano, la hora de llegada y las instrucciones de descarga.
Prepara con antelación las etiquetas de precios, los recibos y las acreditaciones. Prueba cada terminal de pago 24 horas antes y lleva rollos de recibo y cajas de cambio de reserva.
Haz el montaje siguiendo un recorrido: carpas y mesas, electricidad, paneles de exposición, mostrador de información, catering y señalización. Enfría las bebidas el día anterior y deja reunidos todos los materiales antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos, invitar a artistas, gestionar inscripciones y corregir problemas de espacio o electricidad antes del montaje.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los artistas?: Ciérralas unas 3 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para asignar los puestos, imprimir el plano y confirmar a cada participante con al menos 7 días de margen.
¿Cuántas bebidas necesito para un mercado de arte?: Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta según la duración y el calor. Enfría una parte el día anterior y reserva neveras portátiles o cubiteras para mantener el servicio durante el evento.
¿Cuándo debo probar los terminales de pago?: Haz una prueba completa 24 horas antes, incluidos cargadores, conexión y rollos de recibo. El día del mercado comprueba de nuevo los dispositivos antes de abrir la mesa de caja.

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