Zo organiseer je een kunstmarkt

Een kunstmarkt organiseren begint niet met posters ophangen, maar met een vaste indeling en duidelijke afspraken met deelnemers. Leg eerst datum, locatie, kraamplaatsen en stroompunten vast. Daarna open je de aanmeldingen, verwerk je de inschrijvingen en wijs je iedere kunstenaar een kraamnummer toe. In de laatste week controleer je tenten, tafels, weersverwachting en bezoekersinformatie. Zo voorkom je vooral lege plekken, onduidelijke aankomsttijden en te weinig beschutting of stroom op de marktdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kraamplaatsen nummeren
2 personen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Kunstenaars benaderen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst afronden
11
Bevestigingen versturen
12
Kraamnummers toewijzen
2 personen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Reservering tafels controleren
15
Reservering tenten controleren
16
Stroompunten vastleggen
17
Buurtbewoners informeren
2 personen
18
Posters ophangen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Noodcontacten afdrukken
21
Plattegrond afdrukken
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
2 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Stroom aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Kraamnummering plaatsen
2 personen
35
Aanwijsborden plaatsen
2 personen
36
Infobalie inrichten
2 personen
37
Kunstenaars ontvangen
3 personen
38
Kunstenaars naar kramen wijzen
2 personen
39
Kraamverlichting testen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Hapjes uitstallen
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen

Event

44
Infobalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
2 personen
46
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies verzamelen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Voorraad controleren
54
Verlichting inschakelen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Verkooptafels laten leeghalen
2 personen
57
Kunstenaars uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Koffiepunt sluiten
2 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Tenten afbreken
4 personen
61
Verlichting verwijderen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Geleende spullen verzamelen
2 personen
67
Retourzendingen klaarmaken
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Ongevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedrekkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Kunstpanelenaantal 12
Parasolvoetenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 12
LED-bouwlampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Taartvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 60
Serveertangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Kraamnummerbordenaantal 20
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Infopanelenaantal 4
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handdesinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met genummerde kraamplaatsen en neem het kraamnummer op in elke bevestiging. Zo weten deelnemers vooraf waar ze moeten staan en voorkom je opstoppingen bij aankomst.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 1 week voor de markt. Verstuur daarna in één bericht de bevestiging, het kraamnummer, parkeerinformatie en eventuele opbouwtijden.
Controleer tenten, marktkramen, tafels en stoelen minstens 3 dagen vooraf. Tel ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels na; stroompunten zijn vaak pas op locatie een probleem.
Maak een plattegrond met kraamnummers, toiletten, ingang, koffiepunt en nooduitgangen en druk die vóór de marktdag af. Een digitale versie alleen is onhandig voor vrijwilligers en deelnemers zonder bereik.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie tenten, parasolvoeten en verlichting plaatst. Koelboxen, koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes en glazen regel je het liefst de dag ervoor, zodat je op de ochtend zelf alleen hoeft op te bouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en maak de marktindeling; open daarna de aanmeldingen en houd minstens 1 week vrij om de deelnemerslijst en kraamnummers af te ronden.
Hoeveel kraamplaatsen heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste kraamgrootte. Maak eerst een plattegrond op schaal en tel daarna de plaatsen; houd daarnaast ruimte vrij voor looppaden, een ingang, catering en nooduitgangen.
Wanneer stuur ik de praktische informatie naar kunstenaars?: Stuur de bevestiging direct nadat de deelnemerslijst is gesloten, uiterlijk 1 week voor de markt. Vermeld daarin het kraamnummer, de opbouwtijd, parkeerinformatie, beschikbare stroom en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wat regel ik bij slecht weer voor een kunstmarkt?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg dan de opstelling definitief vast. Zorg voor voldoende partytenten en stabiele parasolvoeten, bescherm materialen tegen wind en spreek af wie de tenten veilig opbouwt of afbreekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.