Organiser un marché de l’art, étape par étape

Un marché de l’art se prépare d’abord sur papier : date, lieu, plan des stands et conditions de participation doivent être fixés avant d’inviter les artistes. Ouvrez ensuite les inscriptions, recueillez les besoins de chaque exposant et confirmez les emplacements. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller le mobilier, les tentes, l’électricité, le stationnement et l’information des riverains. La veille, concentrez-vous sur les documents, les boissons, les encas et la météo.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Numéroter les emplacements des stands
2 personnes
4
Rédiger les conditions de participation
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les artistes
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Finaliser la liste des participants
11
Envoyer les confirmations
12
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
13
Envoyer les infos de parking
14
Vérifier la réservation des tables
15
Vérifier la réservation des tentes
16
Répertorier les points d’alimentation électrique
17
Informer les riverains
2 personnes
18
Accrocher les affiches
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Imprimer les contacts d’urgence
21
Imprimer le plan
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
2 personnes
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Brancher l’électricité
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Installer la numérotation des stands
2 personnes
35
Installer les panneaux d’orientation
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
37
Accueil des artistes
3 personnes
38
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
39
Tester l’éclairage du stand
2 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

44
Tenir le stand d’information
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
2 personnes
46
Soutenir les artistes
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Vérifier les stocks
54
Allumer l’éclairage
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Faire vider les tables de vente
2 personnes
57
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes

Suivi

58
Fermer le point café
2 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Retirer l'éclairage
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
67
Préparer les retours
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 8
Supports pour nappesqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Panneaux d’artqté 12
Pieds de parasolqté 8

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Terminaux de paiementqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Compositions floralesqté 10
Panneaux de numéro de standqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Numérotez chaque emplacement et indiquez les dimensions, les accès et les éventuels points électriques afin d’éviter de déplacer les artistes après confirmation.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, d’attribuer les stands et d’envoyer à chacun les informations pratiques.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, électriques et matériels. Une rallonge, une table supplémentaire ou une tente manquante est difficile à trouver la veille, surtout si plusieurs exposants en ont besoin.
Vérifiez les réservations de tables, tentes et chaises 7 jours avant l’événement, puis contrôlez leur présence à la livraison. Prévoyez aussi les multiprises et rallonges à enrouleur pour les zones éloignées des prises.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Imprimez le plan, les contacts d’urgence et les badges nominatifs la veille, et refroidissez les boissons avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de l’art ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu, le plan général et les conditions de participation sont arrêtés, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Fermez les inscriptions environ 3 semaines avant pour finaliser les stands et les besoins matériels.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour un marché de taille moyenne. Ce délai permet de contacter les artistes, réserver les tentes et les tables, informer les riverains et envoyer les confirmations sans travailler dans l’urgence.
Quand attribuer les numéros de stand aux artistes ?: Attribuez les numéros après la clôture des inscriptions et la vérification des besoins de chaque participant, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro, le plan, les horaires d’arrivée et les informations de parking dans un même message.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de l’art ?: Contrôlez le mobilier, les tentes, les rallonges, l’éclairage, les terminaux de paiement et la vaisselle. Imprimez aussi le plan et les contacts d’urgence, préparez les badges, faites les courses et mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.