Kunstmarkt organiseren: checklist en planning
Een kunstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en tafels bij elkaar brengen. Je moet deelnemersgegevens controleren, kramen logisch indelen en bezoekers naar de juiste plek leiden. Regel betalingen, verlichting en stroom vooraf; juist die praktische zaken worden vaak op de ochtend zelf ontdekt. Werk vanaf de datum terug: eerst locatie en deelnemers, daarna promotie en indeling, en pas op het laatst boodschappen, koeling en opbouw. Met deze checklist houd je overzicht over alle 51 taken en 45 benodigde spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en datum bevestigen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen bijwerken
Betalingswijze bepalen
Betaalapparaat testen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Laad- en losplek vrijhouden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kramen indelen
3 personen
Tafelkleden leggen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Kunstwerken uitstallen
4 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Infobalie bemannen
Catering bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
Kunstenaars laten afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 40
- Tafelkledenaantal 14
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Betaalapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 6
Decoratie
- Infobordenaantal 4
- Routebordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 20
- Kleefhaakjesaantal 30
- Touwaantal 2
- Scharenaantal 4
- Plakbandaantal 6
- Stiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Schaaltjesaantal 8
- Opscheptangenaantal 6
Catering
- Kassabak
- Prijslijstenaantal 6
- Menukaartenaantal 6
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 3
- Kabelmattenaantal 8
Tips
- Maak de deelnemersindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Houd per kraam rekening met het formaat van werk, benodigde tafelruimte en eventuele kledingrekken, zodat je niet op de opbouwdag hoeft te schuiven.
- Test betaalapparaten en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook waar stopcontacten zitten en leg stekkerdozen klaar; een betaaloplossing die pas bij de opening wordt getest, veroorzaakt snel rijen.
- Zet routeborden, infoborden en naamkaartjes vóór de opbouw klaar. Geef elk bord een vaste plek op de plattegrond en neem plakband, touw, scharen en stiften mee voor wijzigingen ter plaatse.
- Plan de opbouw met een vrije laad- en losplek en begin minimaal 2 uur voor de opening. Zet eerst de marktkramen en tafels neer, daarna stoelen, tafelkleden, verlichting en de deelnemersindeling.
- Verzamel dieetwensen en bepaal de aantallen voor koffie, water en hapjes uiterlijk 3 dagen vooraf. Koel dranken pas op de dag zelf en gebruik thermoskannen, herbruikbare bekers en serveerbladen om de uitgifte vlot te laten verlopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen voor kunstenaars. Plan de plattegrond en reserveringen voor tafels en stoelen uiterlijk 2 weken vooraf; de laatste controle doe je 1 dag voor de markt.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kunstmarkt?
- Reken per deelnemer met de ruimte die op de plattegrond is afgesproken en tel daarnaast minimaal 2 aparte tafels voor ontvangst, koffie of informatie. Controleer de maten van de marktkramen en tafels vóór je de indeling definitief maakt.
- Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de markt en geef minimaal 2 weken inschrijftijd. Controleer daarna namen, contactgegevens en dieetwensen voordat je de deelnemersindeling maakt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstmarkt?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van een kleine markt en langer als je meerdere kramen, verlichting of betaalpunten gebruikt. Houd de laad- en losplek vrij tot alle tafels, stoelen en materialen binnen zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!