Checklist pour organiser un marché de l’art
Un marché de l’art demande surtout une bonne coordination entre les artistes, les inscriptions et l’aménagement du lieu. Commence par confirmer la date et l’espace, puis règle les participants, la communication et les besoins matériels. Les derniers jours servent à tester les paiements, préparer les badges et répartir les stands. Le jour même, prévois assez de temps pour ouvrir le lieu, dégager la zone de livraison et installer tables, chaises et éclairage avant l’arrivée des exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Inviter les artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la répartition des participants
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Mettre à jour les inscriptions
Déterminer le mode de paiement
Tester le terminal de paiement
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Répartir les stands
3 personnes
Déployer les nappes
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Présenter les œuvres d’art
4 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le stand d’information
Assurer le service traiteur
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Démonter la scène pour les artistes
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 40
- Nappesqté 14
- Tables hautesqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 6
Décoration
- Panneaux d’informationqté 4
- Panneaux de directionqté 8
- Badges nominatifsqté 20
- Crochets adhésifsqté 30
- Cordeqté 2
- Ciseauxqté 4
- Ruban adhésifqté 6
- Marqueursqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Petits bolsqté 8
- Pince de serviceqté 6
Catering
- Caisse
- Listes de prixqté 6
- Cartes de menuqté 6
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 3
- Passe-câblesqté 8
Conseils
- Confirme le lieu et la date avant d’inviter les artistes : vérifie aussi les horaires d’accès, la zone de chargement et le nombre de tables et de chaises disponibles.
- Traite les inscriptions en deux temps : collecte les coordonnées et les besoins alimentaires, puis mets à jour la répartition jusqu’à la clôture des inscriptions.
- Prépare le plan des stands au moins 48 heures avant l’événement. Garde des passages suffisamment larges et attribue chaque emplacement avant l’arrivée des artistes.
- Teste chaque terminal de paiement la veille, avec son alimentation et ses connexions. Prévois aussi une solution de secours si un appareil ne fonctionne pas.
- Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’ouverture. Installe les panneaux de direction, les badges et l’éclairage avant de répartir les stands, afin d’éviter les retards à l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de l’art ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, inviter les artistes, traiter les inscriptions, commander le mobilier et organiser la promotion.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de l’art ?
- Prévois au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut libérer la zone de chargement, installer les tables et les chaises, répartir les stands, poser la signalétique et tester les terminaux de paiement.
- Que faut-il préparer pour les paiements des artistes ?
- Détermine le mode de paiement avant d’envoyer les invitations et teste les terminaux au plus tard la veille. Vérifie chaque appareil avec son alimentation, ses câbles et une transaction de test.
- Quand préparer le plan des stands ?
- Élabore une première version dès que les inscriptions commencent, puis finalise-la 48 heures avant l’événement. Mets-la à jour après les dernières confirmations pour éviter les changements à l’arrivée des exposants.
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