Kunstmarkt organisieren: Diese Checkliste hilft dir bei der Planung
Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Plane zuerst Ort, Datum und Einladungen, danach Anmeldungen, Standaufteilung und Lageplan. In den letzten Tagen prüfst du Zahlungsgeräte, Namensschilder, Wegweiser und die Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen freien Ladebereich und genügend Zeit für Aufbau, Standverteilung und Techniktests. Die vollständige Checkliste mit 51 Aufgaben und 45 benötigten Dingen hält die Reihenfolge übersichtlich fest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Datum bestätigen
Künstler einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Tische und Stühle reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen aktualisieren
Zahlungsart festlegen
Bezahlterminal testen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladebereich freihalten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände einteilen
3 Personen
Tischdecken auslegen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Künstler empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Kunstwerke ausstellen
4 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher empfangen
2 Personen
Infostand besetzen
Catering servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Mülleimer leeren
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
Künstler abbauen lassen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 14
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- BezahlgeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Dekoration
- InfotafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 20
- KlebehakenAnz. 30
- SeilAnz. 2
- ScherenAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- StifteAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Catering
- Kassenbox
- PreislisteAnz. 6
- SpeisekartenAnz. 6
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschenlampenAnz. 3
- KabelmattenAnz. 8
Tipps
- Lege die Anmeldefrist mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Kunstmarkt fest. So bleibt Zeit, Teilnehmerdaten zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und die Stände sinnvoll aufzuteilen.
- Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vorher. Markiere Marktstände, Tische, Sitzplätze, Stromanschlüsse, Ladebereich und den Weg für Besucher; drucke zusätzlich Wegweiser und Infotafeln aus.
- Teste Bezahlterminals und Verlängerungskabel am Vortag mit einer vollständigen Zahlung. Lege eine alternative Zahlungsart fest und halte Stifte, Klebeband und Namensschilder beim Eingang bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Zuerst werden Tische, Stühle und Marktstände gestellt, danach Tischdecken, Beleuchtung und Beschilderung angebracht.
- Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und stelle Snacks erst kurz vor dem Einlass bereit. Für Kaffee, Tee und Wasser solltest du Thermoskannen, Tassen, wiederverwendbare Becher sowie Teller und Besteck griffbereit halten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und der Einladung der Künstler. Die Anmeldefrist sollte etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin enden, damit du den Lageplan und die Standaufteilung erstellen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstmarkts?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen eher 3 Stunden. Tische, Stühle, Beleuchtung, Verlängerungskabel und Beschilderung sollten vor dem Einlass vollständig geprüft sein.
- Wann sollte man die Künstler für einen Kunstmarkt einladen?
- Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vor dem Kunstmarkt. So bleiben rund 3 Wochen für Rückmeldungen und weitere 2 bis 3 Wochen für Datenprüfung, Zahlungsinformationen und die endgültige Standverteilung.
- Was muss man am Tag vor dem Kunstmarkt kontrollieren?
- Prüfe am Vortag die Teilnehmerliste, den Lageplan, die Zahlungsgeräte, Verlängerungskabel, Namensschilder und Wegweiser. Getränke können bereits gekühlt werden; Snacks und Serviermaterial legst du am Veranstaltungstag bereit.
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