Checklist para organizar un mercado de arte sin contratiempos
Un mercado de arte necesita más coordinación que una simple exposición: hay que confirmar el espacio, reunir a los artistas y asignar cada puesto antes de abrir las puertas. Esta checklist te ayuda a ordenar las tareas desde las inscripciones hasta el desmontaje. También incluye los detalles que suelen resolverse tarde, como comprobar los datos de cada participante, probar los terminales de pago y dejar libre la zona de carga. Usa el plan como guía y ajusta las cantidades al número de expositores y visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Invitar a artistas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de participantes
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Reservar mesas y sillas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Actualizar inscripciones
Determinar el método de pago
Probar el dispositivo de pago
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Distribuir los puestos
3 personas
Colocar los manteles
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Exponer las obras de arte
4 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Atender el mostrador de información
Servir el catering
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Ayudar a los artistas a desmontar
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 14
- Sillascant. 40
- Mantelescant. 14
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
Decoración
- Carteles informativoscant. 4
- Señales de rutacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 20
- Ganchos adhesivoscant. 30
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Rotuladorescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cuencoscant. 8
- Pinzas para servircant. 6
Catering
- Caja registradora
- Listas de precioscant. 6
- Cartas del menúcant. 6
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 8
Consejos
- Cierra el plano y la distribución de los puestos al menos 7 días antes. Así puedes confirmar a cada artista su mesa, silla, ubicación y horario de llegada sin cambios de última hora.
- Revisa las inscripciones dos veces: primero al cerrar el plazo y de nuevo entre 24 y 48 horas antes. Comprueba nombres, datos de contacto y preferencias dietéticas antes de preparar tarjetas y comida.
- Prueba cada terminal de pago y sus cables el día anterior, no cuando lleguen los visitantes. Deja además una regleta y un cable alargador disponibles para cada zona que necesite corriente.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según la asistencia prevista: para la primera hora, cuenta aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el servicio antes de abrir.
- Reserva al menos 60 minutos para el montaje. Primero despeja la zona de carga y descarga, después coloca mesas y sillas, y por último distribuye los puestos, las señales de ruta y la iluminación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, la fecha y los artistas. Cierra las inscripciones y la distribución de participantes como mínimo 7 días antes del mercado.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un mercado de arte?
- Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes si necesitas preparar un plano y asignar puestos. Haz una última comprobación de datos entre 24 y 48 horas antes para detectar cambios de nombre o contacto.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercado de arte?
- Reserva al menos 60 minutos para montar mesas, sillas, puestos, señales e iluminación. Si el espacio es nuevo para el equipo o hay muchos expositores, añade otros 30 minutos de margen.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un mercado de arte?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y ajusta la cantidad según la duración y la temperatura. Enfría las bebidas varias horas antes y prepara café, té y aperitivos antes de abrir.
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