Kunstmarkt organiseren: complete checklist

Een kunstmarkt organiseren begint niet met het neerzetten van tafels, maar met datum, locatie en deelnamevoorwaarden. Daarna werk je de kunstenaarsinschrijvingen, plattegrond, promotie en voorzieningen stap voor stap af. Reserveer vroeg genoeg kraamtafels, partytenten en betaalapparatuur, zeker als de markt buiten plaatsvindt. Deze checklist helpt je om 71 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken zoals stroom, contant geld of routebordjes pas op de ochtend zelf opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Kunstenaars benaderen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond maken
2 personen
Kraamnummers toewijzen
Bevestiging naar kunstenaars sturen
Promotietekst schrijven
Affiches ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Affiches verspreiden
3 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Catering bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Contant geld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Kraamnummers printen
Routebordjes maken
2 personen
Kunstenaars telefonisch informeren
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kraamnummers ophangen
3 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars naar kramen verwijzen
2 personen
Expositietafels aankleden
4 personen
Prijslijsten controleren
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren

Event

Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels en looproutes controleren
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Foto's van de markt maken
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kunstenaars laten inpakken
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Ongebruikte catering verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Voorraad droog opslaan
2 personen
Locatie netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Kraamtafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Informatiebalie
Afsluitbare geldkistaantal 2
Kledingrekkenaantal 6
Presentatiepanelenaantal 12
Klaptafelsaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 2
Portofoonsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Handmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheptangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Koelzakkenaantal 6

Decoratie

Kraamdoekenaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Kraamnummerbordenaantal 30
Prikbordenaantal 6
Kleefstripsaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de deelnemersadministratie in twee rondes: verwerk eerst de aanmeldingen en werk daarna de deelnemerslijst bij. Stuur de definitieve kraamnummers en plattegrond uiterlijk één week voor de markt naar alle kunstenaars.
Controleer vergunningen zodra datum en locatie vaststaan. Een vergunning of melding kan weken voorbereiding vragen; wacht dus niet tot de promotie al loopt.
Maak de plattegrond op basis van het aantal kunstenaars en de beschikbare kraamtafels. Reserveer daarnaast loopruimte, een informatiebalie en plekken waar bezoekers kunnen betalen of pauzeren.
Regel stroom per zone en test verlengkabels en stekkerdozen vooraf. Voor buitenkramen zijn partytenten, weerbestendige communicatie en een alternatief bij slecht weer geen last-minute details.
Maak een apart openingspakket voor de ochtend: naambadges, kraamnummers, routebordjes, mobiele telefoons, portofoons, contant geld en betaalterminals. Controleer dit pakket de avond ervoor aan de hand van een afvinklijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kunstenaars. Plan de definitieve indeling en deelnemersinformatie ongeveer 1 week voor de markt.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Stuur het inschrijfformulier bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef kunstenaars na verwerking van de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de markt hun kraamnummer, plattegrond en praktische informatie.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Tel per deelnemer het afgesproken aantal kraamtafels op en voeg enkele tafels toe voor de informatiebalie, catering en materialen. Controleer daarna of de totale lengte in de plattegrond en beschikbare ruimte past.
Wat moet ik de dag voor een kunstmarkt controleren?: Controleer de weersverwachting, materialen, stroomvoorziening, betaalterminals, contant geld en geprinte kraamnummers minimaal 24 uur vooraf. Leg ook routebordjes, naambadges en telefoons klaar, zodat de opbouw niet begint met zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.