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Organiser un marché de l’art sans rien oublier

Un marché de l’art demande un suivi précis bien avant l’installation des stands. Il faut d’abord sécuriser la date, le lieu et les autorisations, puis coordonner les artistes, les inscriptions et le plan de salle. La communication vient ensuite, avec les besoins matériels, les paiements, la restauration et les informations pratiques aux participants. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 51 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Contacter les artistes

    2 personnes

  • Envoyer le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Créer le plan

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de stand

  • Envoyer la confirmation aux artistes

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Créer des affiches

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Commander le catering

  • Réserver des tables et des chaises

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Retirer de l'argent liquide

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les numéros de stand

  • Créer des panneaux de direction

    2 personnes

  • Informer les artistes par téléphone

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Accrocher les numéros de stand

    3 personnes

  • Accueil des artistes

    3 personnes

  • Indiquer les stands aux artistes

    2 personnes

  • Décorer les tables d’exposition

    4 personnes

  • Vérifier les tarifs

    2 personnes

  • Installer le point de paiement

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les installations sanitaires

Événement

  • Annoncer l'ouverture

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir le point d'information

    2 personnes

  • Soutenir les artistes

    2 personnes

  • Traiter les paiements

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les tables et les parcours de circulation

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Prendre des photos du marché

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire emballer les artistes

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Rassembler le catering non utilisé

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    6 personnes

  • Retirer l'éclairage

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Stocker les fournitures au sec

    2 personnes

  • Rendre le lieu en parfait état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 6
  • Tables de standqté 30
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables de bièreqté 6
  • Tabourets de barqté 8
  • Bureau d’information
  • Caisse verrouillableqté 2
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Panneaux de présentationqté 12
  • Tables pliantesqté 4

Équipement

  • Terminaux de paiementqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Stations de rechargeqté 2
  • Téléphones portablesqté 2
  • Talkies-walkiesqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Microphone à main

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateauxqté 80
  • Assiettes à gâteauqté 100
  • Cuillères à caféqté 80
  • Pince de serviceqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Pichets à caféqté 4
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux à painqté 2
  • Couteaux de cuisineqté 2
  • Verres doseursqté 2
  • Sacs isothermesqté 6

Décoration

  • Draps de standqté 30
  • Nappesqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Panneaux de numéro de standqté 30
  • Panneaux d’affichageqté 6
  • Bandes adhésivesqté 4
  • Décoration de tableqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balayette et pelleqté 3
  • Balaisqté 3
  • Pinces à déchetsqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, l’accès pour le montage et la possibilité d’installer des tentes de réception.
  • Fixez une date limite d’inscription située 4 à 6 semaines avant le marché. Demandez aux artistes leurs besoins alimentaires, électriques et d’exposition avant d’attribuer les numéros de stand.
  • Envoyez la confirmation aux artistes au moins 10 jours avant l’événement. Ajoutez le numéro de stand, les horaires d’arrivée, le plan, les indications de stationnement et les informations météo utiles.
  • Prévoyez un point d’information identifiable avec badges, panneaux directionnels et liste actualisée des participants. Gardez aussi des talkies-walkies ou des téléphones chargés pour coordonner l’installation et les imprévus.
  • Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture et adaptez l’installation en conséquence. Comptez les tables, chaises, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, gobelets et matériel de café avant le chargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les inscriptions des artistes et la réservation des tables, chaises, tentes et équipements peuvent facilement prendre plusieurs semaines.
Quand faut-il lancer les inscriptions des artistes ?
Lancez-les environ 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une clôture 4 à 6 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les candidatures, mettre à jour la liste et créer le plan des stands.
Quand envoyer les informations pratiques aux artistes ?
Envoyez la confirmation complète au plus tard 10 jours avant l’événement, puis un rappel 48 heures avant. Indiquez les horaires, le numéro de stand, l’accès, le plan et les consignes de montage.
Que vérifier la veille d’un marché de l’art ?
La veille, contrôlez la météo, rassemblez le matériel, imprimez les numéros de stand et préparez les badges. Vérifiez également les paiements, la caisse verrouillable, les rallonges, les multiprises et la restauration.

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