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Kunstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Aussteller. Lege zuerst Termin und Ort fest, prüfe Genehmigungen und sprich frühzeitig Künstler an. Danach folgen Anmeldung, Standplanung, Werbung, Catering und die praktische Ausstattung vor Ort. Plane die letzten Kontrollen spätestens 48 Stunden vorher ein, damit fehlende Wegweiser, Kabel oder Namensschilder nicht erst beim Aufbau auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Bestätigung an Künstler senden

  • Werbetext schreiben

  • Plakate gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Plakate verteilen

    3 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Catering bestellen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Bargeld abheben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standnummern drucken

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Künstler telefonisch informieren

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Künstler zu den Ständen verweisen

    2 Personen

  • Ausstellungstische dekorieren

    4 Personen

  • Preisliste prüfen

    2 Personen

  • Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

Event

  • Eröffnung ankündigen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Künstler unterstützen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Fotos vom Markt machen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Künstler beim Einpacken helfen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Nicht verwendetes Catering einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Vorräte trocken lagern

    2 Personen

  • Location sauber übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MessetischeAnz. 30
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 8
  • Informationsstand
  • Abschließbare GeldkasseAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 6
  • PräsentationspaneeleAnz. 12
  • KlappischeAnz. 4

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2
  • MobiltelefoneAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Handmikrofon

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • KuchenplattenAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierzangenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • KühltaschenAnz. 6

Dekoration

  • StandtücherAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • StandnummernschilderAnz. 30
  • PinnwändeAnz. 6
  • KlebestreifenAnz. 4
  • TischdekorationAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Starte 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin und Genehmigungen. Für beliebte Künstler und gut erreichbare Veranstaltungsorte brauchst du oft mehrere Anfragen, bevor die Teilnehmerliste steht.
  • Setze eine feste Anmeldefrist, etwa 4 Wochen vor dem Kunstmarkt. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste, erfasse Ernährungswünsche und verschicke jedem Künstler Standnummer, Aufbauzeiten und wichtige Informationen.
  • Erstelle den Lageplan, sobald die Standanmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Weise nicht nur Tische, sondern auch Informationsstand, Sitzplätze, Stromanschlüsse und mögliche Bereiche für Partyzelte zu.
  • Plane die Besucherkommunikation in zwei Wellen: Einladungen und Plakate etwa 3 bis 4 Wochen vorher, Social-Media-Beiträge in der letzten Woche und am Vortag. Drucke Wegweiser und Standnummern spätestens 2 Tage vor dem Aufbau.
  • Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und die komplette Ausstattung: Messetische, Klappstühle, Verlängerungskabel, Kartenterminals, Geldkasse und Ladestationen. Lege Namensschilder, Materialien und Bargeld getrennt bereit, damit der Aufbau nicht mit der Suche nach Kleinteilen beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und der Suche nach Künstlern. Die konkrete Anmeldung sollte etwa 4 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Künstler braucht man für einen Kunstmarkt?
Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Rechne pro Künstler mit einem klar eingeplanten Standbereich und erstelle den Lageplan, sobald etwa 80 bis 90 Prozent der Plätze vergeben sind.
Wann sollte man die Werbung für einen Kunstmarkt starten?
Verteile Plakate und verschicke Einladungen ungefähr 3 bis 4 Wochen vorher. Ergänze Social-Media-Beiträge in der letzten Woche und veröffentliche spätestens am Vortag noch Hinweise zu Ort, Uhrzeit und Anfahrt.
Was muss man am Tag vor dem Kunstmarkt prüfen?
Kontrolliere 24 Stunden vorher die Wettervorhersage, Teilnehmerinformationen, Standnummern, Wegweiser und Stromplanung. Stelle außerdem Bargeld, Namensschilder, Verlängerungskabel, Kartenterminals und Materialien für den Aufbau zusammen.

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