Kunstmarkt organiseren: checklist en planning

Een kunstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke planning van deelnemers, kraamindeling en voorzieningen. Leg de datum, locatie en voorwaarden eerst vast, zodat kunstenaars weten waar ze aan toe zijn. Daarna regel je aanmeldingen, kraamnummers, parkeerinformatie en reserveringen voor tenten en tafels. In de laatste week controleer je het weer, de stroompunten, bewegwijzering en catering. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamplaatsen nummeren
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Kunstenaars benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Bevestigingen versturen
Kraamnummers toewijzen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Reservering tafels controleren
Reservering tenten controleren
Stroompunten vastleggen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kraamnummering plaatsen
2 personen
Aanwijsborden plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars naar kramen wijzen
2 personen
Kraamverlichting testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Infobalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Voorraad controleren
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkooptafels laten leeghalen
2 personen
Kunstenaars uitchecken
2 personen

Nazorg

Koffiepunt sluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Retourzendingen klaarmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedrekkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Kunstpanelenaantal 12
Parasolvoetenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 12
LED-bouwlampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Taartvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 60
Serveertangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Kraamnummerbordenaantal 20
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Infopanelenaantal 4
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handdesinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de marktindeling uit en nummer alle kraamplaatsen. Zo kun je deelnemers later een concreet kraamnummer, parkeerinformatie en aankomstinstructies sturen.
Sluit de deelnemerslijst 2 tot 3 weken voor de markt. Verstuur daarna de bevestigingen met kraamnummer, opbouwtijd, parkeerinformatie en een contactnummer voor vragen.
Controleer 7 dagen vooraf of het aantal marktkramen, klaptafels, tenten en stoelen overeenkomt met de definitieve deelnemerslijst. Reserveer extra tafelruimte als kunstenaars meerdere werken tonen.
Maak één stroomplan met alle stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels. Houd kabels uit looproutes en test waterkokers, koffiezetapparaten en verlichting vóór opening.
Plan de laatste voorbereiding op de dag ervoor: drank koelen, hapjes klaarmaken, plattegrond en noodcontacten afdrukken en naambadges sorteren. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, marktindeling en deelnemersvoorwaarden. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je de deelnemerslijst uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt kunt afronden.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Benader kunstenaars ongeveer 8 weken voor de markt en geef minimaal 3 weken de tijd om zich aan te melden. Stuur de definitieve bevestiging met kraamnummer en praktische informatie 2 tot 3 weken vooraf.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Reken minimaal 1 kraamplaats per deelnemer en reserveer 1 of 2 extra plaatsen voor late wijzigingen of een organisatorische tafel. Controleer daarnaast per kunstenaar of een tafel, kunstpanelen of extra presentatieruimte nodig is.
Wanneer controleer ik tenten, tafels en stroom voor de kunstmarkt?: Controleer reserveringen voor tenten, marktkramen, tafels en stroom uiterlijk 7 dagen vooraf. Test apparatuur en controleer kabels tijdens de opbouw, bij voorkeur vóórdat deelnemers hun werk neerzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.